Використання факсиміле треба узгодити з діловим партнером

Законодавство України допускає застосування факсиміле у цивільних відносинах.

Згідно з п. 3 ст. 207 Цивільного кодексу України, використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів. Аналогічний дозвіл передбачений у ст. 12 Закону України «Про електронну комерцію».

Таким чином, для використання факсиміле необхідно укласти письмову угоду між сторонами про можливість використання факсимільного відтворення підпису на документах. У цій угоді необхідно розмістити зразки аналогів власноручних підписів, тобто зразки підписів осіб або особи, аналог підпису якої планується використовувати.

Для запобігання негативних явищ директору підприємства необхідно видати наказ щодо використання факсимільного підпису та вказати у ньому відповідальну особу, якій надаватимуться повноваження використання та зберігання факсиміле. Також необхідно розробити інструкцію про порядок використання на підприємстві факсимільного підпису, в якій прописати, на яких саме документах планується використовувати факсимільний підпис особи.

Зазвичай факсиміле використовується на внутрішніх документах підприємства: внутрішніх наказах, інструкціях, договорах тощо. Проте є певні документи, на яких факсимільне відтворення підпису не допускається. Факсиміле заборонено ставити:

•  на податкових накладних;
•  на податкових деклараціях;
•  на податковій звітності;
•  на платіжних дорученнях;
•  на банківських документах;
•  на дорученнях;
•  в трудових книжках.

19.04.2018 Верховний Суд розглянув справу №910/4050/17 про стягнення заборгованості за договором про надання послуг. У цій справ Суд дослідив випадок, коли більшість документів між сторонами були підписані шляхом проставлення факсиміле, що, як зазначає одна зі сторін спору, є усталеною практикою, яка склалась між сторонами договору про надання послуг. Верховий Суд звернув увагу на положення ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу України та зазначив, що для застосування факсимільного підпису для оформлення правочинів, вчинення інших господарських операцій необхідна письмова згода сторін, яка може виражатись, зокрема, в укладеній між сторонами письмовій угоді, в якій погоджуються використання факсиміле і зразки справжнього та факсимільного підписів посадових осіб або представників сторін договору чи іншого документа. Саме таким способом закріплюється юридична сила факсиміле як особистого підпису, і тоді засвідчені ним документи вважатимуться укладеними відповідно до вимог законодавства.

Існування усталеної практики між сторонами договору щодо використання факсиміле без дотримання вимог ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу України не впливає на вирішення питання щодо правомірності його використання у випадках, коли інша сторона заперечує юридичну силу підписаного таким чином документа.

Верховний Суд передав справу на новий розгляд та зазначив, що при новому розгляді суду слід належним чином дослідити, чи узгоджено сторонами відповідно до вимог ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу України (Шляхом укладення угоди) використання факсимільного відтворення підпису.

Раніше «Судово-юридична газета» розповідала про те, які порушення державних реєстраторів можуть призвести до втрати права власності.