Централизованное автораспределение, ВКЗ без интернета и функционал кабинета в зависимости от роли и потребностей пользователя – что предлагают авторы новой концепции ЕСИКС

Оксана Литвинова,

советник вр. и. о. Председатели ГСА Украины

специально для «Судебно-юридической газеты»

Юридическое сообщество и международные партнеры работают над созданием нового проекта ЕСИКС. На прошлой неделе в Украине для обсуждения профессионального сообщества была представлена ​​новая концепция Единой судебной информационно-коммуникационной системы (ЕСИКС). Презентация прошла при поддержке проекта USAID Justice for all Activity.

Дослідники провели численні зустрічі із ключовими користувачами системи, проаналізували їх потреби та болі, нормативно-правове регулювання, попередні концепції і способи їх реалізації, вивчили помилки впровадження і проаналізували кращі практики та міжнародний досвід. До аналітичної роботи також було  залучено фахівців з інформаційної безпеки, системних і бізнес аналітиків, велику кількість стейкхолдерів, представників судів усіх інстанцій, органів та установ системи правосуддя, Міністерства цифрової трансформації, Комітету Верховної Ради України з правової політики, громадської спільноти та адвокатів.

В основу концепції першим принципом поставлено людиноцентричність. Це означає, що майбутня система має бути побудована навколо потреб самого користувача: адвоката, судді, громадянина, працівника суду тощо.

Розробники запропонували функціонал майбутньої системи з огляду на потреби користувачів, запропонувавши функціонал з огляду на понад 25 ролей користувачів.

Зокрема, вивчення аналізу потреб суддів показало необхідність створити, по-перше, адекватну функціональність і продуктивність документообігу. За їх словами, зараз відсутня можливості роботи з групою документів (завантаження, підпис тощо), є затримки в завантаженні документів, в пошуку тощо, інформація в електронній справі є неповною. По-друге, є потреба в оптимізації і налаштуванні бізнес-процесів. Судді нарікали на необхідність додаткових дозволів для доступу до справ з попередньої інстанції, нерівномірний розподіл справ між суддями тощо. По-третє, необхідність покращення інтерфейсу не викликає сумнівів Серед скарг суддів: незручна та заплутана навігація, необхідність роботи в декількох системах з різними інтерфейсами тощо. По-четверте, оновлення вимагає і функціональність, і продуктивність ВКЗ. Зокрема, це стосується і можливості роботи за відсутності доступу до мережі Інтернет.

На думку розробників, очевидними є і додаткові потреби суддів щодо роботи системи ЄСІКС, наприклад, можливість підвищення професійного рівня, для цього слід подумати над створенням відповідних модулів управління навчанням та формування бази знань, перевикористання даних, спільної роботи над документом,  візуалізації матеріалів та інформації в справі, пошуку і фільтрів, зв'язків між документами, запитів напряму до реєстрів, методики розгляду матеріалів, аналізу норм законодавства на актуальність, перевірки вмісту документа на помилки, генерації проєктів документів.

Помічники суддів скаржилися на відсутність можливості віддаленої роботи з системою, створення персоналізованих шаблонів документів, некоректне завантаження сторонніх документів, низьку швидкість та помилки при роботі з редактором документів, відсутню можливість роботи з матеріалами справи та іншими документами тощо.

На думку розробників, їх потреби може задовольнити такий новий функціонал: можливість дистанційної роботи із системою, персоналізовані шаблони документів, покращення функціоналу роботи з документами, створення кабінету для помічника судді, можливість офлайн        аудіо- та відео-фіксації тощо.

Працівники апарату суду потребують наступного: якісного сервісу формування звітності (скарги на повторне завантаження шаблонів звітності після оновлень системи, некоректне заповнення реєстраційної картки справи, численні технічні проблеми з налаштуванням колонок, скриптів, а також формуванням і редагуванням звітів, складність у створенні ефективних фільтрів для пошуку, відсутність динамічної звітності); налаштування інтерфейсу під конкретні ролі; зручного сервісу сканування.

Додатковим функціоналом може бути: управління колективним знанням, підвищення кваліфікації, Real-Time аналітика.

Пропозиції адвокатської спільноти стосувалися наступного функціоналу:

• Інструменти спільної роботи з документами та справами.
• Зручний інтерфейс.
• Візуалізація матеріалів справи, наскрізний пошук, зв'язки між документами.
• Перевикористання даних.
• Можливість ініціювати запит до реєстру в рамках справи.
• Функціонал адвокатського ордеру.
• Відстеження (трекінг) статусу документів. 
• Налаштовувані нотифікації.
• Відстеження процесуальних     строків        та планування діяльності в справі.
• Повнофункціональний редактор документів. 
• Прозорий та незаангажований розподіл справ.
• Для громадяни та бізнесу важливим було:
• Налаштовані шаблони документів.
• Довідкові матеріали щодо подачі документів до суду.
• Зрозумілі інструкцій з використання електронного кабінету.
• Скорочення часу розгляду справ.
• Спрощені процедури для типових справ.
• Стабільна функціональність КЕП. 
• Адаптивний дизайн інтерфейсу.
• Спрощений процес реєстрації в ЕК для юридичних та фізичних осіб.
• Візуалізація та структурування документів в ЕК.

З огляду на потреби розробники запропонували і додатковий функціонал, як-от:

• Деперсоналізація та дата-маскування
• OCR – розпізнавання тексту з зображень документів та подальше опрацювання в текстовому редакторі
• Перевірка помилок в документах, що формуються користувачами системи
• Voice-2-Text (створення стенограм та текстових документів, протоколів засідань, нарад)
• Генерація проєкту документа (підказки помічникам суддів)
• Контекстний пошук
• Перевірка норм законодавства на актуальність
• Підбір судової практики
• Рекомендація моделі по розгляду справи, підбір методології
• Аватар-асистент, допомагає користуватися системою і надає базову правову допомогу
• Оцінка за термінами і ресурсами
• Експериментальна модель правосуддя

Тож аналіз потреб користувачів став підґрунтям для запропонованого функціоналу в проєкті презентованої концепції ЄСІКС.

Підсистеми ЄСІКС:

• Електронний документообіг
• ВКЗ
• Вебпортал
• ЄДРСР
• ЄДРВД
• Суддівське досьє
• Управління навчанням
• Дайджести та коментарі
• Опрацювання звернень викривачів

Проаналізувавши потреби та сервіси, які потребують покращення, розробники перенесли існуючі потреби користувачів на поточну структуру ЄСІКС. На їх думку, більшість нинішніх сервісів підлягають заміні. Нагадаємо, що Міністерство цифрової трансформації України, що нині відповідає за всі процеси цифровізації в країні, ініціювало проведення аудиту ЄСІТС для розуміння, яких змін система потребує. З огляду на висновки технічного аудиту ЄСІТС, проведеного за підтримки проєкту Pravo-Justice і функціонального аудиту ЄСІТС, проведеного за підтримки Програми USAID  Justice for all Activity, нині частина підсистем, які є, дублюють функціональність одна одної, проте потребують постійної підтримки. Водночас постійно існує потреба у розробці нових підсистем. За словами експерта USAID Руслана Пахомова, продовження реалізації такої моделі вводу в експлуатацію призведе до того, що потужностей ДП «ІСС» та ДСА України буде недостатньо для підтримки системи вцілому. 

Тому розробники запропонували змінити підхід до побудови ЄСІКС та створити сервіси ЄСІТС на основі сервісноорієнтованої архітектури. Це дасть змогу не дублювати сервіси, а створювати набір функціональності залежно від потреб. Головним елементом стане цифровий персональний простір користувача, організований залежно від його ролі: фізичної особи, судді, помічника, адвоката, арбітражного керуючого, прокурора тощо.

Серед викликів реалізації проєкту Концепції розробники називають належне нормативне врегулювання (створення умов для превалювання електронної судової справи, дистанційне проведення судового засідання,  екстериторіальний розгляд справ тощо), визначене фінансування та організаційну спроможність. Важливим у процесі реалізації концепції є системна комунікація  (управління очікуваннями користувачів, інформування судів, державних органів та своєчасна комунікація із суспільством) та інтелектуальна підтримка впровадження системи (методологічна підтримка, формування бази знань, налаштування процесів, формування шаблонів тощо).

За прогнозом, розробка такої системи триватиме біля трьох років.

Згідно з Ukraine Facility Plan нові зміни мають бути впроваджені до 2027 року.

Водночас, результатом впровадження запропонованих змін розробники називають прискорення судових процедур та скорочення часу розгляду справ, збільшення ефективності здійсненн яправосуддя, забезпечення прозорості в роботи судів та спрощення доступу до правосуддя, забезпечення професійного розвитку суддів через онлайн-інструменти, забезпечення обміну даними в Україні та з міжнародними та закордонними базами даних, виконання вимог євроінтеграції України та підвищення довіри до судової влади.

Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.