Чи зобовʼязаний роботодавець зберігати трудові книжки своїх працівників — роз’яснення

Південно-Західне міжрегіональне управління Державної служби з питань праці пояснює, чи зобовʼязаний роботодавець зберігати трудові книжки своїх працівників. 

Стосовно зберігання трудової книжки у роботодавця, який є фізичною особою - підприємцем, повідомляється, що відповідно до пункту 2.21-1.  глави 2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників  від 29.07.1993 №58, трудові  книжки працівників,  які працюють на умовах трудового договору у фізичних  осіб –  суб’єктів  підприємницької діяльності  без  створення  юридичної  особи  з  правом найму  та фізичних осіб,  які  використовують  найману  працю,  пов’язану  з наданням   послуг   (кухарі,  няньки,  водії  тощо),  зберігаються безпосередньо у працівників.

Таким чином, якщо людина працевлаштована у фізичної особи - підприємця, то трудова книжка має зберігатися у неї. 

Щодо зберігання трудової книжки у роботодавця – юридичної особи, то абзацом 1 пункту 3 постанови Кабінету Міністрів від 27.04.1993 №301 “Про трудові книжки працівників” передбачено, що трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях, у представництвах іноземних суб’єктів господарювання, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.

Протягом 5 років після 10.06.2021 відбуватиметься включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою. Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис.

На роботодавця покладено обов’язок вести облік трудової діяльності працівника в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України “Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування”.

Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Тобто частиною третьою статті 48 КЗпП України передбачено, що трудова книжка всупереч Постанові 301 може зберігатися у працівника і надаватися роботодавцю для внесення необхідних записів.

Таким чином, якщо особа працевлаштована на підприємстві, в установі чи організації, подана трудова книжка може зберігатися у такої юридичної особи, але зберігати  трудову книжку роботодавець не зобов’язаний.

Додатково повідомляється, що якщо особа працевлаштована у районах активних бойових дій, то відповідно до частини першої статті 7 Закону України від 15.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб’єкта господарювання. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.

Роботодавцю за недотримання правил ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок можуть загрожувати фінансові санкції у розмірі мінімальної заробітної плати (8000 грн).

Також за порушення вимог законодавства про працю передбачено адміністративну відповідальність за частиною першою статті 41 КУпАП, що тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян – суб’єктів підприємницької діяльності від тридцяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.