Обязан ли работодатель хранить трудовые книжки своих работников — разъяснение

Юго-Западное межрегиональное управление Государственной службы по вопросам труда объясняет, обязан ли работодатель хранить трудовые книжки своих работников.

Что касается хранения трудовой книжки у работодателя, который является физическим лицом – предпринимателем, сообщается, что в соответствии с пунктом 2.21-1 главы 2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников от 29.07.1993 №58, трудовые книжки работников, которые работают на условиях трудового договора у физических лиц – субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма, а также у физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, няни, водители и др.), хранятся непосредственно у работников.

Таким образом, если человек трудоустроен у физического лица – предпринимателя, его трудовая книжка должна находиться у него.

Что касается хранения трудовой книжки у работодателя – юридического лица, то абзацем 1 пункта 3 постановления Кабинета Министров от 27.04.1993 №301 "О трудовых книжках работников" предусмотрено, что трудовые книжки хранятся на предприятиях, в учреждениях и организациях, в представительствах иностранных субъектов хозяйствования, а при увольнении работника трудовая книжка выдается ему под расписку в журнале учета.

В течение 5 лет после 10.06.2021 Пенсионный фонд будет включать в реестр застрахованных лиц отсутствующие сведения о трудовой деятельности работников на основании данных, поданных страхователем или застрахованным лицом. После завершения этих работ имеющиеся трудовые книжки выдаются работникам лично под подпись.

На работодателя возложена обязанность вести учет трудовой деятельности работника в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования в порядке, определенном Законом Украины "О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование".

Работодатель по требованию работника обязан вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о приеме на работу, переводе и увольнении, поощрениях и наградах за успехи в работе. То есть частью третьей статьи 48 КЗоТ Украины предусмотрено, что трудовая книжка, вопреки Постановлению №301, может храниться у работника и предоставляться работодателю для внесения необходимых записей.

Таким образом, если лицо трудоустроено на предприятии, в учреждении или организации, его трудовая книжка может храниться у юридического лица, однако работодатель не обязан хранить трудовую книжку.

Дополнительно сообщается, что если лицо трудоустроено в районах активных боевых действий, то в соответствии с частью первой статьи 7 Закона Украины от 15.03.2022 №2136-IX "Об организации трудовых отношений в условиях военного положения" в период действия военного положения порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений, оформления и ведения трудовых книжек, а также архивного хранения соответствующих документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно, при условии обеспечения ведения достоверного учета выполненной работником работы и учета расходов на оплату труда.

Ответственность за организацию учета, хранения и выдачи трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации, представительства иностранного субъекта хозяйствования.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях – иную ответственность.

Работодателю за несоблюдение правил ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек могут грозить финансовые санкции в размере минимальной заработной платы (8000 грн).

Также за нарушение требований законодательства о труде предусмотрена административная ответственность согласно части первой статьи 41 КУоАП, что влечет за собой наложение штрафа на должностных лиц предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности, а также на граждан – субъектов предпринимательской деятельности в размере от тридцати до ста необлагаемых минимумов доходов граждан.

Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.