Єдина державна електронна система е-нотаріату, — як вона буде працювати

Уряд постановою від 29 грудня 2023 р. №1406 визначив порядок роботи Єдиної державної електронної системи е-нотаріату. Кабмін затвердив відповідне Положення і установив, що день початку функціонування Електронного реєстру нотаріальних дій, Електронного нотаріального архіву як складових Єдиної державної електронної системи е-нотаріату визначається рішенням Міністерства юстиції, що публікується в Офіційному віснику України.

Міністерству юстиції і Міністерству цифрової трансформації доручено забезпечити інформаційну взаємодію між Єдиною державною електронною системою е-нотаріату та Єдиним державним вебпорталом електронних послуг з використанням засобів системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів.

Отже, відповідно до Положення:

Єдина державна електронна система е-нотаріату (Система е-нотаріату) — взаємозв’язана сукупність інформаційно-комунікаційних, інформаційних систем, які діють як єдине ціле та у взаємодії з іншими інформаційними та інформаційно-комунікаційними системами призначені для автоматизації нотаріальної діяльності, зокрема збирання, накопичення, обробки, збереження, захисту, пошуку, обліку та використання відомостей щодо нотаріальної діяльності та забезпечення усіх видів електронної інформаційної взаємодії (обміну) згідно із законодавством, внесення інформації до єдиних та державних реєстрів, що функціонують у системі Мін’юсту та є складовими Системи е-нотаріату, формування нотаріального/прирівняного до нотаріально посвідченого документа з електронним ідентифікатором, а також для забезпечення доступу фізичних та юридичних осіб до відомостей про нотаріальні/прирівняні до нотаріальних дій з урахуванням вимог щодо збереження нотаріальної таємниці;

електронний ідентифікатор (QR-код) — графічне зображення коду, який містить унікальний номер, що присвоюється нотаріальному/прирівняному до нотаріально посвідченого документу, завантаженому до Системи е-нотаріату, крім документа, викладеного на спеціальному бланку нотаріального документа;

електронне робоче місце користувача — складова Системи
е-нотаріату, через яку забезпечується доступ користувача у випадках, передбачених законодавством, до інших складових Системи е-нотаріату з метою пошуку та внесення відомостей, відправлення запитів та отримання інформації з інших автоматизованих, інформаційних, інформаційно-комунікаційних систем, реєстрів, кадастрів, баз даних, обмін іншою інформацією в електронній формі, що необхідна для вчинення нотаріальних дій або виконання інших повноважень, завантаження та збереження завантажених сканованих копій нотаріальних/прирівняних до нотаріально посвідчених документів у складових Системи е-нотаріату, формування нотаріального/прирівняного до нотаріально посвідченого документа з QR-кодом, створення проектів нотаріальних документів та їх підготовка до підписання.

Власником (держателем) Системи е-нотаріату є держава в особі Мін’юсту.

Адміністратором Системи е-нотаріату є державне підприємство, що належить до сфери управління Мін’юсту.

Користування Системою е-нотаріату здійснюється цілодобово сім днів на тиждень, крім випадків проведення модернізації або планових і позапланових профілактичних та/або технічних робіт.

Складовими Системи е-нотаріату є:

• електронне робоче місце користувача;
• Електронний нотаріальний архів;
• Електронний реєстр нотаріальних дій;
• Єдиний реєстр довіреностей;
• Єдиний реєстр нотаріусів;
• Єдиний реєстр спеціальних бланків нотаріальних документів;
• Спадковий реєстр.

Складові Системи е-нотаріату є її невід’ємними компонентами, які пов’язані між собою електронною інформаційною взаємодією. 

Порядок ведення і користування єдиними та державними реєстрами, які є складовими Системи е-нотаріату, та іншими її складовими встановлюється Мін’юстом.

Функціональні можливості Системи е-нотаріату

Система е-нотаріату забезпечує:

1) функціонування складових Системи е-нотаріату;

2) електронну інформаційну взаємодію між Системою е-нотаріату та єдиними та державними реєстрами, інформаційно-комунікаційними системами, держателем яких є Мін’юст, та іншими інформаційно-комунікаційними системами (реєстрами, кадастрами, базами даних тощо) державних органів та установ;

3) доступ до складових Системи е-нотаріату;

4) формування та ведення встановленої законодавством статистичної звітності;

5) формування звітної та аналітичної інформації; 

6) ведення довідників, що містяться в складових Системи е-нотаріату;

7) формування, передачу/прийняття та оброблення інформації, необхідної для вчинення нотаріальної дії;

8) завантаження сканованих копій нотаріальних документів, викладених на спеціальних бланках нотаріальних документів;

9) завантаження сканованих копій нотаріальних/прирівняних до нотаріально посвідчених документів, що виготовлені без використання спеціальних бланків нотаріальних документів;

10) збереження завантажених сканованих копій нотаріальних/прирівняних до нотаріально посвідчених документів (викладених на спеціальних бланках нотаріальних документів та виготовлених без використання таких бланків) у складових Системи е-нотаріату;

11) формування нотаріального/прирівняного до нотаріально посвідченого документа з QR-кодом;

12) можливості для здійснення функцій контролю відповідно до законодавства;

13) проведення аудіо- та відеоконференцій в режимі реального часу з використанням програмних засобів інформаційно-комунікаційних систем;

14) інші функціональні можливості, передбаченні законодавством.

Електронна інформаційна взаємодія між Системою е-нотаріату та реєстрами

Електронна інформаційна взаємодія між Системою е-нотаріату та іншими інформаційно-комунікаційними системами (реєстрами, кадастрами, базами даних тощо) державних органів та установ здійснюється засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів “Трембіта”.

Обсяг та структура даних, якими обмінюються суб’єкти електронної взаємодії через програмні інтерфейси електронних інформаційних ресурсів (сервіси), визначаються договорами про інформаційну взаємодію, укладеними відповідно до Порядку електронної (технічної та інформаційної) взаємодії, затвердженого постановою Кабміну від 8 вересня 2016 р. № 606 “Деякі питання електронної взаємодії електронних інформаційних ресурсів”.

У разі відсутності технічної можливості передачі даних засобами системи електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів “Трембіта” електронна інформаційна взаємодія може здійснюватися з використанням інших інформаційно-комунікаційних систем із застосуванням у них відповідних комплексних систем захисту інформації з підтвердженою відповідністю за результатами державної експертизи в порядку, встановленому законодавством.

Система е-нотаріату з метою забезпечення вчинення нотаріальних дій, надання публічних (електронних публічних) послуг та здійснення повноважень відповідно до покладених на державні органи завдань забезпечує електронну інформаційну взаємодію з:

• єдиними та державними реєстрами, інформаційно-комунікаційними системами, держателем яких є Мін’юст, які не є складовими Системи е-нотаріату, у порядку, встановленому Мін’юстом;
• іншими інформаційно-комунікаційними системами (реєстрами, кадастрами, базами даних тощо) державних органів та установ, у тому числі з Єдиним державним демографічним реєстром та Державним реєстром фізичних осіб — платників податків, на підставі спільних рішень Мін’юсту та відповідного державного органу (протоколів) або договорів про інформаційну взаємодію.

Суб’єкти Системи е-нотаріату

Суб’єктами Системи є-нотаріату є:

1) адміністратор;

2) власник (держатель);

3) користувач, яким є:

• нотаріус;
• посадова особа консульської установи/дипломатичного представництва України;
• уповноважена посадова особа органу місцевого самоврядування;
• помічник нотаріуса;
• консультант державної нотаріальної контори/державного нотаріального архіву;
• посадова особа Мін’юсту, його територіального органу;
• посадова особа органу державної влади;
• фізична або юридична особа, за дорученням якої або щодо якої вчинено нотаріальну/прирівняну до нотаріальної дію, або яка звертається за вчиненням нотаріальної/прирівняної до нотаріальної дії.

Адміністратор забезпечує:

• технічне, технологічне створення та супроводження програмного забезпечення Системи е-нотаріату, надання та припинення доступу до неї відповідно до цього Положення, захист і збереження інформації в Системі
  е-нотаріату;
• цілодобове функціонування Системи е-нотаріату, крім часу, необхідного для проведення планових та позапланових профілактичних та/або технічних робіт;
• захист інформації, що міститься в Системі е-нотаріату, відповідно до Закону України “Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах” та цього Положення тощо.

Власник (держатель) Системи е-нотаріату:

• вживає організаційних заходів, пов’язаних із забезпеченням функціонування Системи е-нотаріату;
• забезпечує розроблення, прийняття та удосконалення нормативно-правових актів щодо функціонування Системи е-нотаріату;
• забезпечує методологічне та інформаційне забезпечення у сфері функціонування Системи е-нотаріату.

Нотаріус здійснює доступ до Системи е-нотаріату через електронне робоче місце користувача.

Посадова особа консульської установи/дипломатичного представництва України, уповноважена посадова особа органу місцевого самоврядування здійснюють доступ до Системи е-нотаріату у випадках, встановлених законодавством, через електронне робоче місце користувача та використовують функціональні можливості Системи е-нотаріату для:

• пошуку відомостей/інформації в єдиних та державних реєстрах, держателем яких є Мін’юст, які є складовими Системи е-нотаріату;
• формування витягів/інформаційних довідок за результатами пошуку відомостей/інформації в єдиних та державних реєстрах, держателем яких є Мін’юст, які є складовими Системи е-нотаріату;
• внесення (реєстрації) відомостей/інформації до єдиних та державних реєстрів, держателем яких є Мін’юст, які є складовими Системи е-нотаріату, у тому числі автоматизовано;
• завантаження та збереження завантажених сканованих копій нотаріальних/прирівняних до нотаріально посвідчених документів, виготовлених без використання спеціальних бланків нотаріальних документів, у складових Системи е-нотаріату;
• формування нотаріального/прирівняного до нотаріально посвідченого документа з QR-кодом.

Помічник нотаріуса, консультант державної нотаріальної контори/державного нотаріального архіву здійснюють доступ до Системи
е-нотаріату через електронне робоче місце користувача та використовують всі функціональні можливості Системи е-нотаріату, які має нотаріус, але без права накладення кваліфікованого електронного підпису.

Посадові особи органів державної влади, фізичні та юридичні особи у випадках, встановлених законодавством, здійснюють доступ до Системи е-нотаріату через електронне робоче місце користувача та використовують функціональні можливості Системи е-нотаріату для:

• пошуку відомостей/інформації в єдиних та державних реєстрах, держателем яких є Мін’юст, які є складовими Системи е-нотаріату;
• формування витягів/інформаційних довідок за результатами пошуку відомостей/інформації в єдиних та державних реєстрах, держателем яких є Мін’юст, які є складовими Системи е-нотаріату.

Посадова особа Мін’юсту, його територіального органу, діяльність якої безпосередньо пов’язана із здійсненням контролю за організацією нотаріату і нотаріальної діяльності в Україні, здійснює доступ до Системи е-нотаріату через електронне робоче місце користувача та використовує функціональні можливості Системи е-нотаріату, необхідні для виконання повноважень, передбачених законодавством, шляхом пошуку, перегляду та отримання інформації із складових Системи е-нотаріату. 

Надання та припинення доступу користувачам до Системи е-нотаріату

Доступ до Системи е-нотаріату користувачам у випадках, встановлених законодавством, здійснюється з використанням ідентифікаторів доступу, що надаються у порядку, визначеному Мін’юстом, на підставі відповідних договорів, укладених з адміністратором, а також з використанням кваліфікованого електронного підпису із застосуванням засобів кваліфікованого електронного підпису, які мають вбудовані апаратно-програмні засоби, що забезпечують захист записаних на них даних від несанкціонованого доступу, від безпосереднього ознайомлення із значенням параметрів особистих ключів та їх копіювання, що є сумісними з програмним забезпеченням Системи е-нотаріату.

Доступ до Системи е-нотаріату помічнику приватного нотаріуса/консультанту державної нотаріальної контори/державного нотаріального архіву надається адміністратором за відповідним письмовим замовленням нотаріуса/державної нотаріальної контори/державного нотаріального архіву.

Припинення доступу користувачам до Системи е-нотаріату в разі припинення виконання ними своїх функцій (звільнення із займаної посади, переведення на іншу посаду, яка не передбачає виконання повноважень, пов’язаних з використанням Системи е-нотаріату, відпусткою для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років, зупинення або припинення діяльності нотаріуса тощо) здійснюється адміністратором не пізніше ніж протягом наступного робочого дня після отримання повідомлення від суб’єкта, з яким укладено відповідний договір, повідомлення від територіального органу Мін’юсту про припинення або зупинення нотаріальної діяльності, звільнення нотаріуса з державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву.

Доступ до Системи е-нотаріату також припиняється адміністратором у разі виявлення фактів (ознак) компрометації особистого ключа чи ідентифікаторів доступу, в інших випадках, передбачених законодавством та умовами відповідного договору.

У разі припинення доступу до Системи е-нотаріату приватному нотаріусу одночасно припиняється доступ до Системи е-нотаріату помічнику такого приватного нотаріуса.

Надання (відновлення) доступу нотаріусу, діяльність якого була зупинена, здійснюється адміністратором після закінчення строку зупинення діяльності приватного нотаріуса не пізніше ніж протягом наступного робочого дня після отримання відповідного повідомлення від територіального органу Мін’юсту. 

Доступ помічнику приватного нотаріуса надається (відновлюється) за письмовим зверненням нотаріуса до адміністратора не пізніше ніж протягом наступного робочого дня після отримання такого звернення за умови надання (відновлення) доступу до Системи е-нотаріату такому нотаріусу. 

У разі виникнення підстав для припинення доступу до Системи е-нотаріату користувачам суб’єкт, з яким укладено договір, територіальний орган Мін’юсту зобов’язаний письмово повідомити адміністратору не пізніше ніж протягом наступного робочого дня після прийняття ним відповідного рішення чи настання відповідних обставин. 

Структура QR-коду та формування нотаріального/прирівняного до нотаріально посвідченого документа з QR-кодом

Структура QR-коду становить літерно-числовий код, за яким можливо однозначно ідентифікувати нотаріальний документ, на який накладено такий код.

QR-код не формується на нотаріальному документі, викладеному на спеціальному бланку нотаріального документа.

Електронним ідентифікатором нотаріального документа, викладеного на спеціальному бланку нотаріального документа, є QR-код, що є захисним елементом спеціального бланка нотаріального документа, вимоги до якого встановлені постановою Кабінету Міністрів України від 9 грудня 2021 р. № 1290 “Деякі питання використання спеціальних бланків нотаріальних документів”, та який містить інформацію про серію і номер спеціального бланка нотаріального документа. Відомості про серію і номер такого бланка вносяться нотаріусом до Системи е-нотаріату у разі його використання під час вчинення нотаріальної дії.

Для накладення QR-коду на нотаріальний/прирівняний до нотаріально посвідченого документ до Системи е-нотаріату повинно бути внесено таку інформацію: 

1) тип документа (відповідно до словника типів документів Системи
е-нотаріату);

2) відомості про осіб, щодо яких вчинено нотаріальну/прирівняну до нотаріальної дію:

• прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності), серія (за наявності) та номер документа, що посвідчує особу, унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності) — для фізичних осіб;
• найменування та ідентифікаційний код юридичної особи згідно з ЄДРПОУ — для юридичних осіб;
• прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності), серія (за наявності) та номер документа, що посвідчує особу, унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності) — для уповноваженого представника юридичної особи;

3) відомості про осіб, зазначених у нотаріальному/прирівняному до нотаріально посвідченого документі: 

• прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності), унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності) — для фізичних осіб;
• найменування та ідентифікаційний код юридичної особи згідно з ЄДРПОУ — для юридичних осіб;
• прізвище, власне ім’я та по батькові (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності), серія (за наявності) та номер документа, що посвідчує особу, унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності) — для уповноваженого представника юридичної особи.

Система е-нотаріату забезпечує автоматичне накладення QR-коду у верхньому лівому куті першої сторінки електронного нотаріального/прирівняного до нотаріально посвідченого документа. 

Перевірка документа з QR-кодом, нотаріального документа, викладеного на спеціальному бланку, та отримання його електронної копії

Нотаріальний/прирівняний до нотаріально посвідченого документ з QR-кодом перевіряється заінтересованою особою, якій присвоєно реєстраційний номер облікової картки платника податків за допомогою електронного пристрою шляхом сканування QR-коду у режимі реального часу засобами Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (Портал Дія), зокрема з використанням мобільного додатка Порталу Дія (Дія).

Перевірка заінтересованою особою нотаріального документа, викладеного на спеціальному бланку нотаріального документа, здійснюється шляхом сканування QR-коду, що є захисним елементом спеціального бланка нотаріального документа та міститься у нижньому правому куті лицьового боку такого бланка.

За результатами сканування QR-коду на електронному пристрої заінтересованої особи за допомогою мобільного додатка Порталу Дія (Дія) відображається інформація про відсутність або наявність в Системі е-нотаріату нотаріального/прирівняного до нотаріально посвідченого документа з QR-кодом, нотаріального документа, викладеного на спеціальному бланку нотаріального документа, та таких відомостей про нього:

1) тип документа;

2) дата посвідчення;

3) номер спеціального бланка нотаріального документа (за наявності);

4) номер запису в реєстрі нотаріальних/прирівняних до нотаріальних дій;

5) статус документа;

6) посвідчувач.

Електронна копія нотаріального/прирівняного до нотаріально посвідченого документа з QR-кодом, нотаріального документа, викладеного на спеціальному бланку нотаріального документа, надається за запитом заінтересованої особи засобами мобільного додатка Порталу Дія (Дія) за наявності згоди на це хоча б однієї особи, яку зазначено в нотаріальному/прирівняному до нотаріально посвідченого документі та якій присвоєно реєстраційний номер облікової картки платника податків з накладеним віддаленим кваліфікованим електронним підписом Дія Підпис (Дія ID).

Чинність нотаріального/прирівняного до нотаріально посвідченого документа з QR-кодом, нотаріального документа, викладеного на спеціальному бланку нотаріального документа, не може бути заперечена виключно через те, що особою, щодо якої вчинено нотаріальну/прирівняну до нотаріальної дію, або особою, зазначеною у такому документі, не надано згоди на отримання заінтересованою особою електронної копії нотаріального/прирівняного до нотаріально посвідченого документа з QR-кодом, нотаріального документа, викладеного на спеціальному бланку нотаріального документа.

Автор: Наталя Мамченко

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на нашу сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.