Кабмін затвердив новий порядок створення, перевірки та підтвердження кваліфікованого електронного підпису та печатки у держорганах

В Україні діятиме новий Порядок, що визначає вимоги щодо використання кваліфікованих електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності. Відповідний порядок Уряд затвердив постановою від 1 серпня №798.

Порядок набирає чинності з 31 грудня 2023 року, одночасно із Законом від 1 грудня 2022 р. № 2801-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо забезпечення укладення угоди між Україною та Європейським Союзом про взаємне визнання кваліфікованих електронних довірчих послуг та імплементації законодавства Європейського Союзу у сфері електронної ідентифікації», але не раніше дня її опублікування.

Слід зауважити, що згаданий закон вносить уніфіковані зміни до процесуальних кодексів – ЦПК, ГПК та КАСУ, з питань накладення кваліфікованого підпису та застосування інших засобів електронної ідентифікації у судочинстві.

Отже, відповідно, з 31 грудня втратить чинність попередня постанова Кабінету Міністрів від 19 вересня 2018 р. № 749 «Про затвердження Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності»

Що передбачає новий порядок

У новому Порядку використання електронних довірчих послуг в органах
державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності терміни мають таке значення:

кваліфікований сертифікат відкритого ключа підписувача — представника державної установи — кваліфікований сертифікат відкритого ключа, в якому додатково до ідентифікаційних даних фізичної особи, яка є працівником державної установи, зазначаються ідентифікаційні дані відповідної державної установи (найменування та ідентифікаційний код юридичної особи в Єдиному державному реєстрі підприємств та організацій України);

кваліфіковані електронні довірчі послуги — електронні довірчі послуги, що надаються кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»;

підписувач — представник державної установи — працівник державної установи, що створює електронний підпис для реалізації повноважень, пов’язаних із набуттям, зміною чи припиненням прав та/або обов’язків фізичних і юридичних осіб.

Державна установа отримує на договірних засадах такі кваліфіковані електронні довірчі послуги:

• створення, перевірка та підтвердження кваліфікованого електронного підпису чи печатки;
• формування, перевірка та підтвердження чинності кваліфікованого сертифіката електронного підпису чи печатки;
• формування, перевірка та підтвердження чинності кваліфікованого сертифіката автентифікації веб-сайту;
• формування, перевірка та підтвердження кваліфікованої електронної позначки часу;
• кваліфікована електронна довірча послуга реєстрованої електронної доставки;
• зберігання кваліфікованих електронних підписів, печаток, електронних позначок часу та сертифікатів, пов’язаних з цими послугами.

Державні установи та їх працівники для засвідчення чинності відкритого ключа використовують кваліфіковані електронні підписи та печатки, а також електронні підписи та печатки, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів.

Підписувачі — представники державної установи використовують виключно кваліфіковані електронні підписи та печатки підписувачів — представників державної установи.

Інші працівники державної установи для підготовки, погодження та підписання проектів електронних документів використовують кваліфіковані сертифікати відкритих ключів підписувачів — представників державної установи або особисті кваліфіковані сертифікати відкритих ключів, в яких не зазначаються ідентифікаційні дані відповідних державних установ.

За ведення обліку підписувачів — представників державної установи, обліку засобів кваліфікованого електронного підпису, що застосовуються підписувачами — представниками державної установи, зберігання та знищення їх особистих ключів, а також надання кваліфікованому надавачу електронних довірчих послуг (далі — кваліфікований надавач) інформації, необхідної для скасування, блокування або поновлення кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів підписувачів — представників державної установи, визначаються відповідальні працівники згідно з рішенням державної установи (її керівника), якщо інше не встановлено законом.

Організацію використання кваліфікованих електронних довірчих послуг у державній установі забезпечує відповідальний підрозділ, що виконує відповідні функції, або працівник, визначений рішенням такої установи (її керівника).

Відповідальний підрозділ (працівник) забезпечує:

• подання кваліфікованому надавачу заяв про скасування, блокування або поновлення кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів підписувачів — представників державної установи в електронній формі з накладенням кваліфікованого електронного підпису не пізніше ніж протягом 24 годин з моменту, коли йому стало відомо про настання умов, передбачених статтею 25 Закону «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»;
• ведення обліку підписувачів — представників державної установи;
• ведення обліку засобів кваліфікованого електронного підпису, що застосовуються підписувачами — представниками державної установи;
• здійснення контролю за використанням підписувачами — представниками державної установи засобів кваліфікованого електронного підпису чи печатки та зберіганням ними особистих ключів.

Порядок скасування, блокування та поновлення кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів визначається регламентом роботи кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, який видав відповідний сертифікат.

Порядок ведення обліку підписувачів — представників державної установи та засобів кваліфікованого електронного підпису визначається рішенням керівника державної установи.

Ідентифікація підписувача — представника державної установи, проведення перевірки цивільної правоздатності та дієздатності державної установи здійснюються відповідно до вимог статті 22 Закону «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Ідентифікація підписувача — представника державної установи або створювача електронної печатки та підтвердження цілісності даних в електронній формі, з якими пов’язаний кваліфікований електронний підпис чи печатка, здійснюються шляхом перевірки кваліфікованого електронного підпису чи печатки.

Кваліфікований електронний підпис чи печатка вважаються такими, що пройшли перевірку та отримали підтвердження за умов, визначених частиною другою статті 18 Закону України “Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги”.

Використання кваліфікованої електронної позначки часу під час накладання кваліфікованого електронного підпису чи печатки є обов’язковим.

Для забезпечення достовірності походження та виявлення порушення цілісності електронних даних, а також ідентифікації державної установи як створювача електронної печатки, у тому числі для засвідчення відповідності копій документів оригіналу, установа застосовує кваліфіковану електронну печатку.

Перелік електронних документів, які потребують засвідчення кваліфікованою електронною печаткою, визначається інструкцією з діловодства державної установи.

Рішенням державної установи (її керівника) визначаються уповноважені працівники державної установи, відповідальні за використання кваліфікованої електронної печатки.

Кількість кваліфікованих електронних печаток, що використовуються державною установою, не обмежується.

Скасування, блокування та поновлення кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів підписувачів — представників державної установи здійснюються у випадках, за умов та у порядку, що визначені у статті 25 Закону «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

У разі настання умов, передбачених зазначеною статтею, відповідальний підрозділ (працівник) може звернутися до кваліфікованого надавача за підписом уповноваженої особи відповідної державної установи із заявою про скасування кваліфікованого сертифіката відкритого ключа підписувача — представника державної установи, що використовувався таким підписувачем — представником державної установи, а особистий ключ знищується методом, що не допускає можливості його відновлення.

Керівник державної установи відповідає за організацію використання в такій установі кваліфікованих електронних довірчих послуг.

Державний нагляд (контроль) за дотриманням у державних установах вимог цього Порядку здійснює Держспецзв’язку.

Державні установи зобов’язані забезпечити використання результатів надання кваліфікованих електронних довірчих послуг від усіх кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.

Інші обов’язкові вимоги щодо використання кваліфікованих електронних довірчих послуг у державних установах, а також порядок проведення перевірки їх дотримання визначаються відповідно до положень Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Автор: Наталя Мамченко

Підписуйтесь на наш telegram-канал t.me/sudua та на Twitter, а також на нашу сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.