Как ФЛП осуществляют выдачу наличных на командировку или под отчет работникам

Государственная налоговая служба в Житомирской области разъясняет, каким образом ФЛП осуществляют выдачу наличных средств на командировки или под отчет сотрудникам.

Согласно статье 51 Гражданского кодекса Украины от 16 января 2003 года № 435-IV, к предпринимательской деятельности физических лиц применяются нормативно-правовые акты, регулирующие предпринимательскую деятельность юридических лиц, если иное не установлено законом или не вытекает из сущности отношений.

Согласно п. 26 разд. III Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 29 декабря 2017 года № 148 с изменениями и дополнениями (далее – Положение № 148), выдача наличных средств из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам (приложение 3 к Положению № 148) или расходным ведомостям. Документы на выдачу наличных подписываются руководителем и главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем. К расходным ордерам прилагаются заявления на выдачу наличных, расчеты.

При этом, согласно абзацу четвертому п. 39 разд. IV Положения № 148, физические лица – предприниматели не ведут кассовую книгу.

Согласно п. 11 разд. II Положения № 148, учет поступления доходов физическими лицами – предпринимателями осуществляется в книгах учета доходов и расходов в произвольной форме путем помесячного отображения полученных доходов в порядке, определенном Налоговым кодексом Украины от 02 декабря 2010 года № 2755-VI (далее – НКУ).

Согласно п. 177.10 ст. 177 НКУ, физические лица – предприниматели обязаны вести учет доходов и расходов и иметь подтверждающие документы о происхождении товара. Учет доходов и расходов может вестись в бумажной и/или электронной форме, в том числе через электронный кабинет.

Типовая форма учета доходов и расходов физическими лицами – предпринимателями на общей системе налогообложения и Порядок ее ведения, утверждены приказом Министерства финансов Украины от 13.05.2021 № 261.

Согласно абзацу первому п. 296.1 ст. 296 НКУ, физические лица – предприниматели – плательщики единого налога первой и второй групп, а также плательщики третьей группы, не являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость, ведут учет в произвольной форме путем помесячного отображения полученных доходов.

Типовая форма учета доходов и расходов физическими лицами – предпринимателями – плательщиками единого налога третьей группы, являющимися плательщиками НДС, и порядок ее ведения утверждены приказом Министерства финансов Украины от 30.11.2022 № 405 с изменениями и дополнениями.

Согласно части второй ст. 9 Закона Украины от 16 июля 1999 года № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» с изменениями и дополнениями (далее – Закон № 996), первичные документы могут быть составлены в бумажной или электронной форме и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

название документа (формы);

дату составления;

наименование предприятия, от имени которого составлен документ;

содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;

должности и фамилии (кроме первичных документов, требования к которым устанавливаются Национальным банком Украины) лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в совершении хозяйственной операции.

Первичные документы, созданные автоматически в электронной форме программным обеспечением информационно-коммуникационной системы, применяются в бухгалтерском учете при наличии наложенной электронной подписи или печати с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

Первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухгалтерском учете при соблюдении требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

Порядок выдачи наличных средств под отчет или на командировку и сроки подачи Отчета об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет (далее – Отчет) установлен нормами п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса Украины от 02 декабря 2010 года № 2755-VI (далее – НКУ) и пп. 19, 20 разд. II Положения № 148.

Отчет составляется и подается по форме, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 28.09.2015 № 841 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» в сроки, определенные пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ, плательщиком налога (в бумажной или электронной форме с соблюдением требований Законов Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» и от 05 октября 2017 года № 2155-VIII «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах») (пп. 170.9.4 п. 170.9 ст. 170 НКУ).

Отчет подается работником (во всех без исключения случаях) в бумажной или электронной форме, вместе с подтверждающими документами для рассмотрения и принятия решения о возмещении стоимости расходов (п. 17 разд. I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 № 59 с изменениями и дополнениями).

Учитывая изложенное, физическим лицам – предпринимателям при осуществлении выдачи наличных средств на командировки или под отчет рекомендуется оформлять первичные документы с соблюдением требований части второй ст. 9 Закона № 996.

Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.