Командировка работника за границу — налоговая объясняет, как возместить расходы

Налоговая служба в Ровенской области напоминает о порядке возмещения расходов при командировке сотрудника за границу.

Порядок заграничных командировок определен в разделе III Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов от 13.03.1998 №59 (далее – Инструкция №59).

Согласно п. 5 разд. III Инструкции №59, предприятие, направляющее сотрудника в командировку за границу, обеспечивает его авансом в национальной валюте страны назначения либо в долларах США/евро, либо в гривневом эквиваленте по официальному курсу Национального банка Украины (далее – НБУ), установленному на день подачи в уполномоченный банк расчета командировочных расходов.

В соответствии с п. 17 разд. III Инструкции №59, после возвращения из командировки сотрудник обязан до окончания пятого банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, подать Отчет об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет (далее – Отчет).

Сумма излишне использованных средств (остатка сверх суммы, израсходованной согласно Отчету) подлежит возврату сотрудником (в тех денежных единицах, в которых был выдан аванс) на соответствующий счет предприятия, предоставившего средства, в установленном законодательством порядке. В случае получения аванса наличными сумма излишне использованных средств подлежит возврату в кассу соответствующего государственного органа, военного формирования, учреждения или организации.

Если командированный сотрудник получил аванс наличными, он подает Отчет и возвращает излишне использованные средства до окончания третьего банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы.

Если в ходе служебной командировки сотрудник использовал платежные карты для безналичных расчетов, при наличии уважительных причин руководитель может продлить срок подачи Отчета до 20 банковских дней (до выяснения расхождений между соответствующими отчетными документами).

Вместе с Отчетом подаются подтверждающие документы, удостоверяющие стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, с указанием формы их оплаты (наличные, чек, платежная карта, безналичный перевод).

В случае отсутствия первичных или иных документов, подтверждающих фактическое пребывание сотрудника в командировке, к Отчету прилагаются заверенные кадровым отделом или главным бухгалтером копии страниц заграничного паспорта или заменяющего его документа с фамилией командированного сотрудника и отметками пограничных служб о пересечении границы (при их наличии) либо справка Главного центра обработки специальной информации Государственной пограничной службы Украины о пересечении командированным сотрудником государственной границы Украины (с указанием пункта пропуска, даты и времени пересечения границы, серии, номера, типа и названия паспортного документа).

Пункт 19 разд. III Инструкции предусматривает, что при составлении Отчета перерасчет командировочных расходов, подтвержденных документально, осуществляется по фактическому обменному курсу, примененному банком, а при отсутствии подтверждающих документов об обмене валюты – по кросс-курсу, рассчитанному по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения Отчета.

Если для окончательного расчета по командировке необходимо выплатить (перечислить) дополнительные средства, выплата производится в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривны к иностранным валютам, установленному НБУ на день утверждения Отчета руководителем. Перечисление средств должно быть осуществлено до окончания третьего банковского дня после утверждения Отчета.

Разрешение (согласование) руководителя предприятия на возмещение расходов сверх сумм, утвержденных постановлением Кабинета Министров Украины от 02.02.2011 №98 «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировки предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств», оформляется письменно в произвольной форме.

Форма Отчета и Порядок его составления утверждены приказом Министерства финансов Украины от 28.09.2015 №841 (в редакции приказа Министерства финансов Украины от 09.05.2023 №239).

Таким образом, возмещение документально подтвержденных расходов на командировку за границу осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривны к иностранным валютам, установленному НБУ на день погашения задолженности.

При этом при составлении Отчета перерасчет командировочных расходов в случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты осуществляется по кросс-курсу, рассчитанному по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения Отчета.

Подписывайтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua и на Google Новости SUD.UA, а также на наш VIBER, страницу в Facebook и в Instagram, чтобы быть в курсе самых важных событий.