Какие документы нужно предоставлять во время налоговой проверки?

Однажды одно законопослушное предприятие получило письмо из налоговой примерно следующего содержания: «Просим предоставить все финансовые документы за период, начиная с начала года и по сегодняшний день…». Автор, конечно, немного утрировал текст письма, но похожая ситуация случается сплошь и рядом. У налогоплательщика сразу возникают вопросы: какие именно документы? Какого содержания? В разрезе каких контрагентов? Да и вообще, на каком, собственно говоря, основании? Как нужно реагировать на подобные «просьбы» налоговой и каков порядок предоставления ей документов? Ответы на эти вопросы, содержащиеся в ряде положений Налогового кодекса и Конституции, искала «Судебно-юридическая газета».

Начнем с того, что истребовать какие-либо документы налоговая служба имеет право только в случаях, прямо установленных Налоговым кодексом (далее – НК, Кодекс). Его ст. 85 регулируется порядок предоставления плательщиками налогов документов органам государственной налоговой службы во время проведения проверок таких налогоплательщиков. Предоставление информации вместе с подтверждающими документами в иных, «внепроверочных» случаях регулируется ст. 73 Кодекса. В обход этих норм фискалы действовать не могут, поскольку, согласно ч. 2 ст. 19 Конституции, органы государственной власти обязаны действовать лишь на основаниях, в пределах полномочий и в порядке, предусмотренных Конституцией и законами Украины.

Какая проверка – такие документы

Перечень и виды документов, которые должны быть предоставлены органам государственной налоговой службы, ограничен их причинно-следственной связью с предметом проверки. Это значит, что налогоплательщик обязан предоставлять не все документы, которые касаются его деятельности, да еще и за период, который угодно налоговой, а лишь те, которые имеют непосредственное отношение к предмету проверки. Т. е. если налоговики пришли проверять соблюдение кассовой дисциплины, подавать им на вычитку договора с подрядчиками не нужно.

Перечень документов, которые могут быть предоставлены, зависит также и от вида проверки – она может быть камеральная, документальная и фактическая.

Предметом камеральной проверки являются данные, содержащиеся в налоговой отчетности, поданной налогоплательщиком. При этом налоговики не истребуют документов – подать ту или иную форму налоговой отчетности налогоплательщик должен в обычном порядке, добровольно и в установленный срок. Однако в случае выявления недостоверности данных в отчетности орган государственной налоговой службы имеет право обратиться к плательщику налога с письменным запросом о предоставлении объяснений и подтверждающих документов. Невыполнение же требований запроса в течение 10 рабочих дней с момента его получения является, согласно пп. 78.1.4 НК, основанием для проведения документальной внеплановой проверки.

Предметом документальной проверки являются своевременность, достоверность, полнота начисления и уплаты всех предусмотренных НК налогов и сборов, выполнение требований валютного и другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, а также требований законодательства относительно заключения трудовых договоров, оформления трудовых отношений с работниками (наемными лицами). Такая проверка осуществляется на основании налоговых деклараций (расчетов), финансовой, статистической и другой отчетности, регистров налогового и бухгалтерского учета, ведение которых предусмотрено законом, первичных документов, которые используются в бухгалтерском и налоговом учете и связаны с начислением и уплатой налогов и сборов, выполнением требований иного законодательства, а также полученных в установленном законодательством порядке органом государственной налоговой службы документов и налоговой информации, в т. ч. по результатам проверок контрагентов. Все эти документы налоговики имеют право требовать во время документальной проверки.

Предметом фактической проверки являются порядок осуществления плательщиками налогов расчетных и кассовых операций, наличие лицензий, патентов, свидетельств, в т. ч. свидетельства о государственной регистрации, производства и оборота подакцизных товаров, соблюдения законодательства относительно заключения трудовых договороы, оформления трудовых отношений с работниками (наемными лицами).

Как начинается проверка

Дата начала проведения документальной плановой проверки отмечается в уведомлении о проведении такой проверки, которое вместе с копией приказа должно быть вручено налогоплательщику не позже чем за 10 дней до дня ее начала. Что касается документальной внеплановой и фактической проверок, то они начинаются с момента вручения под расписку налогоплательщику копии приказа о проведении соответствующей проверки. При проведении документальной внеплановой невыездной проверки налогоплательщик также должен получить уведомление, в котором указывается дата начала ее проведения.

Фактически началом документальной выездной (как плановой, так и внеплановой) и фактической проверок является момент ознакомления и подписания должностными лицами налогоплательщика или его представителями направления на проведение проверки, которое должно быть предъявлено должностными лицами налоговой службы и оформлено в соответствии с п. 81.1 ст. 81 Налогового кодекса. Если же налогоплательщик отказывается подписать направление, это должно быть оформлено актом, который является основанием для начала проверки.

Копия или оригинал?

Если во время налоговой проверки налоговики обнаружили какие-либо нарушения налогового и иного законодательства, находящегося в их компетенции, у них возникает право потребовать копии первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов, которые свидетельствуют об укрывательстве (занижении) объектов налогообложения, неуплате налогов, сборов (обязательных платежей), нарушении требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы государственной налоговой службы. Однако пусть они сами конкретно скажут, какие документы и за какой период им необходимы. Фразы типа: «Покажите, что у вас на этой полке» сразу необходимо отметать. Кстати, предоставленные проверяющим копии документов обязательно должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при ее наличии), иначе можно ссылаться на то, что эти документы подделаны или подброшены самими налоговиками.

Согласно пп. 20.1.7 НК, налоговикам предоставлено право требовать от плательщика налогов изготовления копий необходимых документов бесплатно. Если же налогоплательщик отказывается предоставить копии документов, сотрудники налоговой должны составить акт произвольной формы об этом отказе, в котором указываются должность, фамилия, имя, отчество плательщика налога (его представителя) и перечень документов, в предоставлении копий которых отказано. Этот акт является основанием для наложения на налогоплательщика штрафа в 510 грн, а при повторном совершении на протяжении года такого же нарушения – 1020 грн. Также стоит учесть, что если к окончанию проверки или в течение 3 рабочих дней с момента получения акта проверки налогоплательщик не предоставляет в налоговую документы, подтверждающие показатели, отображенные в налоговой отчетности, считается, что этих документов у него на момент составления отчетности и в помине не было.

Если же налогоплательщик все-таки решил предоставить в налоговую копии документов, нужно понимать, что доказательством такого предоставления является опись, подписанная должностным лицом налоговой и налогоплательщиком. Поэтому нужно настаивать на полном составлении такой описи и указывать в ней весь перечень документов, даже если их миллион. Копию такой описи налоговики должны выдать проверяемому налогоплательщику. Оригиналы же первичных финансово-хозяйственных, бухгалтерских и других документов передаче проверяющим не подлежат – если, конечно, не производится их выемка в порядке, предусмотренном ст. 178 УПК. Выемка оригиналов первичных финансово-хозяйственных и/или бухгалтерских документов проводится лишь на основании постановления судьи. Если же случилось так, что в результате выемки в порядке производства следственных действий в ходе уголовного процесса оригиналов каких-либо документов на момент проверки у налогоплательщика нет, а налоговики их требуют, предоставить в течение 3 дней для проверки копии этих документов или обеспечить доступ к ним обязан не налогоплательщик, а сотрудники правоохранительных или других органов, которые эти документы изъяли.