Азбука кадровика при оформлении смерти работника

Практика применения трудового законодательства свидетельствует, что одна из самых непростых кадровых процедур - прекращение трудовых отношений в случае смерти работника. Поскольку происходит подобное нечасто, работодатель, столкнувшись с такой ситуацией, теряется в догадках и не знает, как правильно оформить все необходимые документы, кому отдавать заработную плату и трудовую книжку умершего сотрудника, каким образом внести запись в книгу учета движения трудовых книжек. Эксперты «Судебно-юридической газеты» расскажут, как действовать в этой ситуации, и помогут избежать ошибок, которые чаще всего допускаются в случае смерти работника, не связанной с несчастным случаем на производстве.

Не прерываем, а прекращаем

Трудовой договор в случае смерти одного из работников прекращается, но увольнения с работы при этом не происходит. Основанием для приказа о прекращении трудового договора является свидетельство о смерти, выданное государственным органом регистрации актов гражданского состояния (далее - РАГС) как подтверждение факта смерти лица. Следует подчеркнуть, что основанием для приказа не может быть медицинское свидетельство о смерти (форма №106/о), как многие ошибочно полагают. Такое свидетельство выдается медицинскими учреждениями для регистрации смерти в органах РАГС (п. 1.1 Инструкции о заполнении и выдаче врачебного свидетельства о смерти от 08.08.2006 №545). Для оформления приказа о прекращении трудового договора нужна копия свидетельства о смерти, засвидетельствованная печатью предприятия или отдела кадров.

Работодатель должен помнить, что даже если работник умер на рабочем месте и врачи «скорой» констатировали смерть в присутствии свидетелей, приказ о прекращении трудового договора нужно издавать только при наличии свидетельства о смерти, выданного в установленном порядке отделением РАГС или исполнительным органом сельского, местного или городского совета.

Определяемся с датой

Реквизиты приказа о прекращении трудового договора в связи со смертью работника такие же, как и при увольнении работников на других основаниях. Впрочем, здесь есть некоторые особенности, на которые стоит обратить внимание.

Дата приказа о прекращении трудового договора может не совпадать с датой смерти и даже с датой выдачи свидетельства о смерти. Приказ составляется, когда свидетельство о смерти будет передано на предприятие, где работал умерший. Зачастую приказ о прекращении трудового договора издается не сразу после смерти работника, а через некоторое время. К примеру, если работник умер вследствие длительной болезни или долгое время не появлялся на работе и с ним не получалось установить связь, а родственники вовремя не сообщили работодателю о смерти работника.

Датой прекращения трудового договора будет дата смерти работника независимо от даты издания приказа и от того, работал ли в этот день умерший или нет (был в отпуске, болел, брал отгул). В соответствии с п. 2.26 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников №58 от 29.07.1993 (далее - Инструкция №58), днем увольнения считается последний день работы. Если работник умер в тот день, когда по графику у него был выходной, или во время пребывания в отпуске, во время болезни, датой прекращения трудового договора тоже следует считать дату смерти, а не фактический последний день работы. Иначе выйдет, что трудовой договор прекращен раньше, чем появилась причина для этого.

Табелируем до последнего

В приказе о прекращении трудового договора необходимо указать количество дней неиспользованного ежегодного отпуска и отпуска работникам, имеющим маленьких детей. Согласно ч. 6 ст. 24 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 №504/96, в случае смерти работника денежная компенсация за неиспользованный им ежегодный отпуск, а также дополнительный отпуск работникам, имеющим маленьких детей, выплачивается наследникам.

После регистрации приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью приобщается к делу с приказами по личному составу. При передаче копии приказа в бухгалтерию необходимо получить подпись ответственного работника бухгалтерии в графе «Куда направлены копии (выдержки)» журнала регистрации приказов по личному составу. При этом обязательно следует указать дату передачи копии приказа. Лицо, ответственное за ведение табеля учета использования рабочего времени умершего работника, должно оформить итоговый табель и передать его в бухгалтерию. Даже если известно, что работник умер, лицо, ответственное за ведение табеля, должно продолжать ежедневно вносить в табель отметки, соответствующие причине отсутствия работника на работе. И только после издания приказа о прекращении трудовых отношений с умершим можно прекращать ежедневное табелирование работника и составить итоговый табель. Последним рабочим днем умершего работника в табеле должна быть дата смерти, указанная в приказе как дата прекращения трудовых отношений.

Если в день смерти работник отработал полный рабочий день по графику, в табеле проставляется количество часов, которое отвечает продолжительности полного рабочего дня. Если перед смертью работник отсутствовал на работе по неизвестным причинам, и это отсутствие не было подтверждено никакими документами, в табеле за все дни надо поставить отметки об отсутствии по неизвестным причинам. Копию приказа о прекращении трудового договора в связи со смертью необходимо приобщить к личному делу работника и закончить личное дело в текущем делопроизводстве.

Нет свидетельства? Ищем!

Как правило, свидетельство о смерти предприятию предоставляют члены семьи умершего работника. Но нередки случаи, когда у работника нет родственников или когда смерть наступила вне населенного пункта, где находится предприятие, а близкие умершего не имеют ни возможности, ни желания предоставлять свидетельство о смерти или выслылать нотариально засвидетельствованную копию. В таком случае предприятие должно самостоятельно обратиться в орган, в котором было зарегистрирована смерть работника. Главная цель этого обращения - получить официальное подтверждение факта регистрации смерти. Согласно п. 2 раздела 2 Приказа Министерства юстиции Украины «Об утверждении Правил регистрации актов гражданского состояния в Украине» №52/5 от 18.10.2000 (далее - Правила №52/5), смерть регистрируется в органах РАГС по последнему месту проживания умершего, по месту наступления смерти, выявления трупа или по месту захоронения. Если на предприятии неизвестно, где именно зарегистрирована смерть работника, необходимо обратиться с запросом ко всем органам, где могла происходить регистрация. В этом случае приказ о прекращении трудового договора с умершим работником можно издать исключительно на основании полученного ответа с указанием даты смерти.

А куда трудовую?

Согласно ч. 4 п. 7.1 Инструкции №58, в случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Поскольку в рассматриваемой ситуации получить подпись работника в личной карточке невозможно, лицо, отвечающее за ведение и учет трудовых книжек, может на нижнем поле личной карточки сделать, к примеру, такую запись: «Вдова умершего работника получила его трудовую книжку 10.06.2012 под расписку».

Трудовая книжка умершего работника выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается почтой по их требованию. Законодательство не дает четкого определения «ближайшие родственники». По мнению юристов, к ним относятся, прежде всего, члены семьи умершего. Чтобы решить, кто должен получить трудовую книжку умершего работника, работодатель должен, прежде всего, определить лиц, которые до смерти работника проживали с ним, пребывали в браке (муж, жена) или были кровными родственниками (дети, родители, внуки, братья, сестры). Делается это на основании предъявленных родственниками документов.

Если умерший работник проживал (был зарегистрирован) один, трудовая книжка должна передаваться его жене, детям или родителям независимо от места их проживания. Если у умерших жены или мужа есть взрослые (совершеннолетние) дети, которые проживали отдельно, трудовая книжка должна передаваться жене (мужу), поскольку, согласно ч. 2 п. 2 ст. 3 Семейного кодекса Украины, супруги считаются семьей даже при условии раздельного проживания, а совершеннолетние дети, проживающие отдельно, членами семьи не считаются. Если у умершего работника есть несовершеннолетние дети (в случае учебы на дневном отделении в возрасте до 23 лет) от предыдущего брака, трудовая книжка умершего работника беспрекословно должна отдаваться детям умершего или их законному представителю (матери, отцу, опекуну), чтобы можно было беспрепятственно обратиться в органы ПФУ за назначением пенсии в связи с потерей кормильца.

Для получения трудовой книжки умершего работника родственники должны предоставить паспорт, документ, подтверждающий родственную связь с умершим (свидетельство о браке и пр.), письменное заявление с копиями документов (заверенные в установленном законодательством порядке), подтверждающих родственную связь и место регистрации заявителя.

Помощь на погребение

Согласно ч. 1 п. 4 ст. 51 Закона Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании в связи с временной утратой трудоспособности и расходами, обусловленными рождением и погребением» №2240-III от 18.01.2001 (далее - Закон №2240-III), помощь на погребение застрахованного лица назначается семье умершего или лицу, которое осуществляло погребение, на основании свидетельства о смерти, выданного органом РАГС. Однако п. 15 Правил №52/5 предусмотрено, что после регистрации смерти отдел РАГС выдает выдержку (!) из Государственного реестра РАГС о смерти для получения помощи на погребение. Этим же пунктом Правил №52/5 предусмотрено, что в случае регистрации смерти исполнительным органом сельского, местного, городского (кроме городов областного значения) совета выдается справка для получения помощи на захоронение, в которой отмечается ФИО умершего лица, дата смерти, номер актовой записи о смерти в соответствующей книге РАГС, дата составления актовой записи о смерти, наименование органа, который осуществил регистрацию актов гражданского состояния, место смерти. Таким образом, документами, на основании которых назначается помощь на погребение, в соответствии с Законом №2240-III, являются свидетельство о смерти и справка, выданная отделом РАГС или исполнительным органом сельского, городского совета.

Назначение помощи на погребение за счет средств Фонда социального страхования в связи с временной утратой работоспособности относится к полномочиям комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию предприятия. Решение о назначении такой помощи или об отказе в ее выдаче комиссия принимает на своем заседании (на основании заявления лица, хоронившего умершего работника, нотариально заверенной копии свидетельства о смерти и справки, выданной отделом РАГС или исполнительным органом сельского, местного, городского совета). Свое решение комиссия оформляет протоколом, который потом передается в бухгалтерию предприятия для начисления и выплаты помощи на погребение.

Татьяна Пашковская,

«Судебно-юридическая газета»