З 1 жовтня держреєстратори зможуть вимагати доступу до приміщень юридичної особи, проведення огляду речей та документів для встановлення кінцевого бенефіціара

1 жовтня 2023 року набере чинності Наказ Міністерства юстиції України від 14 вересня 2023 року № 3265/5, яким затверджено Порядок проведення перевірки інформації, наданої юридичною особою у поясненні та документах для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та/або структуру власності юридичної особи.

Порядок визначає процедуру проведення перевірки державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань інформації, наданої юридичною особою у поясненні та документах для підтвердження відомостей про КБВ та/або структуру власності ЮО.

Також 1 жовтня 2023 року набере чинності Наказ Міністерства юстиції України від 12.07.2023 №2542/5, яким затверджено Порядок повідомлення держателя Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань про виявлення розбіжностей між отриманими суб’єктом первинного фінансового моніторингу в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань відомостями про кінцевих бенефіціарних власників та/або структуру власності юридичної особи» на виконання положень Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення».

Що передбачено Порядком проведення перевірки інформації, наданої юридичною особою у поясненні та документах для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та/або структуру власності юридичної особи

Державний реєстратор розпочинає перевірку інформації про КБВ та/або структуру власності протягом 10 робочих днів з дня отримання відповідних документів від юридичної особи, направлених відповідно до Порядку надання юридичною особою пояснень та/або документів для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та/або структуру власності юридичної особи, а також порядку їх розгляду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 14 червня 2023 року № 2211/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції 14 червня 2023 року за № 990/40046.

Державний реєстратор має право вимагати від фізичних та юридичних осіб надання інформації (у тому числі пояснень), необхідної для встановлення КБВ, надання копій документів, вимагати доступу до приміщень юридичної особи, проведення огляду речей та документів за місцезнаходженням юридичної особи.

Перевірка інформації про КБВ та/або структуру власності здійснюється протягом 10 робочих днів після її початку. У разі виникнення у державного реєстратора необхідності отримання додаткової інформації строк проведення перевірки продовжується на період з дня направлення державним реєстратором відповідної вимоги і до дня отримання ним запитуваної інформації.

Під час перевірки інформації про КБВ та/або структуру власності державний реєстратор перевіряє на наявність/відсутність у відомостях про КБВ та/або структуру власності, наданих юридичною особою, суперечностей з відомостями, надісланими Міністерством юстиції України відповідно до Порядку повідомлення держателя Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань про виявлення розбіжностей між отриманими суб’єктом первинного фінансового моніторингу в результаті здійснення належної перевірки та розміщеними в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань відомостями про кінцевих бенефіціарних власників та/або структуру власності юридичної особи, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 липня 2023 року № 2542/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 12 липня 2023 року за № 1185/40241, відомостями, наявними в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – Єдиний державний реєстр), а також отриманими ним у процесі здійснення такої перевірки.

Державний реєстратор використовує офіційні документи (їх копії), інші документи (інформацію), надані та засвідчені юридичними або фізичними особами, а також офіційні джерела.

Офіційні та інші документи мають бути чинними (дійсними) на момент їх подання.

Офіційними джерелами є відкриті автоматизовані інформаційні і довідкові системи, реєстри, бази та банки даних, держателем (адміністратором) яких є державні органи або органи місцевого самоврядування, а також відповідні органи іноземних держав та міжнародних, міжурядових організацій, а також ті, до яких державний реєстратор має доступ відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань».

Вимога державного реєстратора до юридичної або фізичної особи про надання додаткових пояснень та/або інформації (документів) (далі – вимога) надсилається в один з таких способів:

• через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади;
• на адресу електронної пошти, яка зазначена в Єдиному державному реєстрі;
• рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про вручення за місцезнаходженням (місцем проживання), зазначеним в Єдиному державному реєстрі.

Через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади або на адресу електронної пошти надсилається:

• у разі створення документа в електронній формі – збережена у форматі .pdf візуальна форма електронного документа з нанесеними за допомогою QR-коду реквізитами;
• у разі створення документа в паперовій формі – сканована копія паперового документа.

Електронний документ, який необхідно надіслати за місцезнаходженням (місцем проживання), надсилається у формі засвідченої паперової копії електронного документа.

Юридична особа зобов’язана всебічно сприяти державному реєстратору у встановленні достовірних даних про КБВ та/або структуру власності під час проведення перевірки, зокрема:

• надавати запитувану інформацію та/або документи протягом 7 робочих днів з дня отримання вимоги;
• забезпечити державному реєстратору доступ до приміщень юридичної особи, проведення ним огляду речей та документів.

У випадку надання на вимогу державного реєстратора неповної, суперечливої інформації або необхідності з’ясування додаткових обставин державний реєстратор має право звертатися до юридичної особи з відповідними додатковими вимогами.

Державний реєстратор під час здійснення ідентифікації КБВ отримує такі ідентифікаційні дані:

• для фізичної особи – відомості, зазначені в пункті 1 частини дев’ятої та у пункті 1 частини десятої статті 11 Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення»;
• для юридичної особи – відомості, зазначені в пункті 3 частини дев’ятої та у пункті 2 частини десятої статті 11 Закону України «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення».

За результатами проведеної перевірки інформації про КБВ та/або структуру власності державний реєстратор формує лист-повідомлення, в якому зазначаються:

перевірені відомості;

використані джерела;

встановлені факти та інші результати перевірки.

До листа-повідомлення додаються матеріали на підтвердження встановлених фактів, а також пояснення та документи, надані юридичною особою відповідно до Порядку надання юридичною особою пояснень та/або документів для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та/або структуру власності юридичної особи, а також порядку їх розгляду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 14 червня 2023 року № 2211/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 14 червня 2023 року за № 990/40046.

Лист-повідомлення разом з доданими до нього матеріалами не пізніше наступного робочого дня після закінчення перевірки надсилається до Міністерства юстиції України.

Якщо в результаті направлення до юридичної особи вимоги відповідно до Порядку надання юридичною особою пояснень та/або документів для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та/або структуру власності юридичної особи, а також порядку їх розгляду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 14 червня 2023 року № 2211/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 14 червня 2023 року за № 990/40046, отримано рекомендоване поштове відправлення з повідомленням про вручення з позначкою про відмову адресата від одержання такого відправлення чи рекомендовані поштові відправлення з повідомленням про вручення, якими не менше ніж двічі з періодичністю не менше ніж один місяць надсилалася вимога та які повернулися відправнику у зв’язку із відсутністю адресата або закінченням встановленого строку зберігання поштового відправлення, державний реєстратор надсилає лист-повідомлення з відповідною інформацією Міністерству юстиції України.

У разі неотримання від юридичної особи відповіді на вимогу, надіслану відповідно до Порядку надання юридичною особою пояснень та/або документів для підтвердження відомостей про кінцевого бенефіціарного власника та/або структуру власності юридичної особи, а також порядку їх розгляду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 14 червня 2023 року № 2211/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції 14 червня 2023 року за № 990/40046, протягом місяця з дня її отримання юридичною особою, державний реєстратор надсилає лист-повідомлення з відповідною інформацією Міністерству юстиції України.

Міністерство юстиції України не пізніше двох робочих днів з дня отримання від державного реєстратора листа-повідомлення надсилає суб’єкту державної реєстрації, з яким перебуває у трудових відносинах такий державний реєстратор, лист з вказівкою не пізніше наступного робочого дня після його отримання:

1) виключити з Єдиного державного реєстру відмітку про можливу недостовірність інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи у разі:

• встановлення за результатами проведеної перевірки інформації про КБВ та/або структуру власності актуальності інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, внесеної до Єдиного державного реєстру;
• встановлення факту внесення змін до Єдиного державного реєстру відомостей про КБВ та/або структури власності юридичної особи, що має наслідком виправлення юридичною особою неактуальної інформації про КБВ та/або структуру власності до моменту отримання від державного реєстратора відповідного листа-повідомлення;

2) внести зміни до Єдиного державного реєстру про КБВ та/або структуру власності юридичної особи та виключити з реєстру відмітку про можливу недостовірність інформації у разі встановлення за результатами проведеної перевірки інформації про КБВ та/або структуру власності:

• актуальності інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, внесеної до Єдиного державного реєстру та наявності технічних помилок (граматична описка, друкарська, арифметична чи інша помилка) в інформації про КБВ та/або структурі власності;
• актуальності інформації про саму фізичну особу, що є КБВ, та неактуальності відомостей про паспортні дані чи місце проживання фізичної особи у зв’язку зі зміною таких відомостей відповідно до законодавства після внесення до Єдиного державного реєстру відомостей про КБВ та/або структури власності юридичної особи;

3) виключити з Єдиного державного реєстру інформацію про КБВ та/або структуру власності юридичної особи та відмітку про можливу недостовірність інформації – у разі встановлення за результатами проведеної перевірки неактуальності інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, внесеної до Єдиного державного реєстру, а також у разі отримання від державного реєстратора листа-повідомлення з інформацією, передбаченою пунктом 10 або 11 цього Порядку.

У разі встановлення за результатами проведеної перевірки неактуальності інформації про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, внесеної до Єдиного державного реєстру, Міністерство юстиції України вживає заходів щодо притягнення такої юридичної особи до відповідальності у порядку, визначеному законодавством.

Про надсилання вказаного у пункті 12 цього Порядку листа Міністерство юстиції України інформує особу, яка надіслала повідомлення про виявлення розбіжностей щодо відомостей про КБВ та/або структуру власності юридичної особи, та відповідну юридичну особу.

Всі отримані відповідно до цього Порядку персональні дані обробляються з дотриманням вимог Закону України «Про захист персональних даних» та використовуються з метою забезпечення дотримання та реалізації вимог законодавства України.

Обробка персональних даних КБВ здійснюється без отримання згоди суб’єкта персональних даних.

Отримані від державного реєстратора лист-повідомлення та матеріали перевірки долучаються до повідомлення про виявлення розбіжностей щодо відомостей про КБВ та/або структуру власності юридичної особи та зберігаються Міністерством юстиції України відповідно до вимог законодавства з організації діловодства у державних органах п’ять років.

Автор: Наталя Мамченко

Підписуйтесь на наш Тelegram-канал t.me/sudua та на Twitter, а також на нашу сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.