Проблемы использования печатей юридическими лицами и предпринимателями

Докийчук Константин, адвокат 

Нормативная база и сокращения в тексте

Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно использования печатей юридическими лицами и физическими лицами — предпринимателями» от 23.03.2017 (вступил в силу с 19.07.2017), № 1982-VIII.

Хозяйственный кодекс (ХК) Украины 16.01.2003, №436-IV

Гражданский кодекс (ГК) Украины от 16.01.2003, № 435-IV

Закона Украины «О хозяйственных обществах»  от 19.09.1991 № 1576-XII

Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999, N 996-XIV

Работа «по-старому»

Более года назад был принят Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно использования печатей юридическими лицами и физическими лицами — предпринимателями» № 1982-VIII от 23.03.2017 (вступил в силу с 19.07.2017).

Сложившаяся практика применения указанного Закона  бухгалтерскими, финансовыми, коммерческими  службами предприятий побудила автора написать данную статью.  А практика следующая: «мы работаем по-старому», то есть «выдаем и принимаем первичные документы с подписями и печатями, отображаем такие документы в бухгалтерском учете и т.д.», и вывод: значит у нас все в порядке. 

В данной статье рассмотрим некоторые особенности применения данного закона в хозяйственной деятельности предприятий и предпринимателей (далее по тексту предприятия и предприниматели — предприятия), возможные ошибки его применения в правоприменительной практике и рекомендации для избежания подобных ошибок.

Основные положения, которые нас интересуют, изложены в частях 1 и 3 статьи 58-1 Хозяйственного кодекса (ХК) Украины:

1. Субъект хозяйствования имеет право использовать в своей деятельности печати. Использование предприятием печати не является обязательным.

3. Наличие или отсутствие оттиска печати предприятия на документе не создает юридических последствий.

Попробуем истолковать эти нормы.

Первая норма означает, что печать предприятия является таким же реквизитом, как и, например, фирменный бланк предприятия, то есть практически это декорация, не более того.

Вторая приведенная норма очевидна: есть оттиск печати или нет, для всех заинтересованных лиц — других предприятий, граждан,  а также правоохранительных  органов, судов — не имеет значения, поскольку Закон определил: оттиск печати не создает юридических последствий.

Но возникает закономерный вопрос: а что же имеет значение и создает юридические последствия?

Прежде чем найти ответ на этот  вопрос, рассмотрим исключения, когда оттиск печати на документах предприятия следовало бы считать обязательным.

Заметим, что ряд положений законодательства, в частности, ХК Украины, Закона «О хозяйственных обществах», содержат нормы, которые регулируют данные правоотношения таким образом, что можно прийти к выводу, будто использование печати есть обязательным.

Наибольшее распространение в Украине получили предприятия в форме хозяйственных обществ. Например, статья 4 Закона Украины «О хозяйственных обществах» устанавливает, что акционерное общество, общество с ограниченной и общество с дополнительной ответственностью создаются и действуют на основании Устава.  Здесь ключевые слова «…действуют… на основании Устава». И  в свете рассматриваемого вопроса о печатях получается так, что  предприятие вправе установить свои правила использования своей печати.      

Уставы разных предприятий, как правило, отличаются и  содержат два вида норм: первые просто указывают на наличие печати у конкретных  предприятий, не регламентируя их применение, и вторые прямо указывают, что подписи руководителя (его заместителей, главного бухгалтера и т.д.) предприятия скрепляются (заверяются и т.п.)  печатью предприятия. Первый вид норм Уставов полностью охватывается указанной ст. 58-1 ХК Украины: «Наличие или отсутствие оттиска печати предприятия на документе не создает юридических последствий».

Но если в Усаве есть приведенная вторая норма, то отсутствие оттиска печати будет нарушением Устава предприятия, и подпись руководителя предприятия или иного должностного лица, согласно Уставу, без печати будет неполной, то есть документ от имени предприятия не подписан. Оттиск печати следует считать в таком случае частью подписи от имени предприятия или ее единоличного исполнительного органа.  

Для понимания вопроса относительно соотношения подписей и печатей на документах предприятия приведем часть постановления Высшего хозяйственного суда Украины от 01.11.2011 г. по делу №21/235-09. Так, указанный суд пришел к выводу, что подпись стороны (сторон) на сделке подтверждает только форму сделки, в которой оно совершено, — письменная, а соответственно, сам факт совершения сделки юридическими лицами подтверждается наличием печати на документе, совершенном в письменной форме. Таким образом, коллегия судей кассационной инстанции соглашается с выводом апелляционного хозяйственного суда относительно того, что наличие печати на спорном договоре является свидетельством скрепления не подписи лица, а самого документа.

Естественно, данное судебное решение сейчас практически не имеет правого значения. Однако оно интересно тем, что если бы подобный спор случился в данный момент, то суд не смог бы рассматривать оттиск печати как свидетельство скрепления документа. Поскольку, как выше показано,  наличие или отсутствие оттиска печати предприятия на документе не создает юридических последствий, но суд не смог бы не обратить внимания на положения Устава предприятия относительно обязательности оттиска печати на подписи руководителя предприятия. Если же такого положения в Уставе нет, то наличие оттиска для суда вообще не имело бы значения. 

Следует акцентировать внимание на том, что эти рассуждения о регулировании Уставами применения печатей  касаются лишь заключения сделок, которые подписываются первыми лицами предприятий, но практически не имеют значения в оформлении непосредственного движения товаров первичными документами, которые, как правило, подписываются уполномоченными работниками предприятий.    

Что имеет значение

Теперь вернемся к поставленному выше вопросу: что же имеет значение?

Остается только одно — подпись на документе и  полномочия расписавшегося лица. Теперь вернемся к началу данной статьи и увидим ошибку, которую допускают предприятия, работающие «по-старому», которые не учитывают изменений в законодательстве. Приведенное выше решение суда до вступления закона об отмене печатей показывает: предприятия могли обоснованно предполагать, что суды при наличии документов с печатями от контрагентов станут на их сторону даже, если будут какие-то проблемы с подписями или полномочиями подписантов. В любом случае бухгалтерия предприятия, особо не заморачиваясь, обязана была принять к учету первичный документ с подписью и печатями.  

Теперь посмотрим, как мы работаем «по-старому»: бухгалтерия  принимает к учету документы с подписью и печатью. Но представим, что  подпись на первичном документе поставлена неуполномоченным лицом, а печать стоит, но это, как устанавливает закон, с 19.07.2017 не создает юридических последствий, то есть печать, что она есть, что ее нет, не  имеет вообще значения.

То есть на первичном документе отсутствует важнейший реквизит — подпись, соответственно, это не первичный документ.

А теперь, если мы представим, что таких  «документов» принимается к учету на предприятии тысячи  и они  отображаются в бухгалтерском, а затем в налоговом учете и имеют следствием увеличение валовых затрат, а соответственно, уменьшение объекта налогообложения, то становится понятным масштаб проблемы. Здесь уже просматривается уклонение от уплаты налогов (ст.212 Уголовного кодекса Украины). Если добавить ко всему этому предположение, что и Договор, на основании которого оформляются первичные документы, был подписан неуполномоченным лицом, то ситуация становится крайне сложной для предприятия, которое работало с таким контрагентом. 

Теперь о том, откуда может прийти проблема?

Первое, краткая цепочка — это невыполнение контрагентом своих обязательств, далее — подача иска в хозяйственный суд с требованием выплаты задолженности и  возражения контрагента в суде против требований истца  с обоснованием возражений тем, что документы предприятиям не выдавались, подписи уполномоченного лица нет, а печать не имеет значения.

Второе, проверка правильности уплаты налогов соответствующими фискальными органами. Здесь предприятиям следует быть готовым  к тому, что проверяющие органы могут потребовать доказательства подписей Договоров и первичных документов уполномоченными лицами, поскольку, как показано выше, печати не имеют значения, за исключением положений Уставов контрагентов, что также надо подтверждать! И при отсутствии подтверждения полномочий лиц, подписавших первичные документы, фискальные органы могут вполне обоснованно прийти к  выводам о неправомерности вычисления объектов налогообложения в сторону их занижения. Здесь, и это очевидно, ситуация представляется еще более сложной, чем описанная в предыдущем абзаце, судебные споры надо будет вести не только с фискальными органами, но и с контрагентами с непрогнозируемыми решениями судов.

Конечно, для защиты своих интересов предприятие может попытаться применить ст. 241 ГК Украины: сделка (правочин), совершенная представителем с превышением полномочий, создает, изменяет, прекращает права и обязанности лица, которое он представляет, только в случае последующего одобрения сделки этим лицом. Сделка считается одобренной, в частности, если лицо, которое оно представляет, совершило действия, свидетельствующие о принятии его к исполнению.

Но чтобы не было иллюзий в этом отношении, вспомним, что в соответствии со статьей 202 ГК Украины сделкой (правочином) является действие лица, направленное на приобретение, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.

А ст.1 Закона «О бухгалтерском учете» определяет первичный документ как документ, содержащий сведения о хозяйственной операции. А хозяйственная операция — действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия.

Как видим, хозяйственная операция (а тем более оформление, выдача первичного документа) не является эквивалентом понятия «сделка (правочин)». То есть не каждая хозяйственная операция является сделкой (правочином).

Поэтому относительно хозяйственных операций и/или  подписания первичных документов неуполномоченным лицом (при том что наличие печати не имеет правового значения) представляется довольно сложным доказать в суде, что такие действия — сделка. Кроме того, также необходимо будет доказывать и такие обстоятельства, что лицо, подписавшее первичные документы, было представителем, что было одобрение сделки т.д.

Немного о факсимиле

Как сказано выше, до принятия новых норм о применении печатей для судов при рассмотрении споров с сомнительной подписью на документах было определяющим наличие оттиска печати предприятия на документе. Теперь же, когда только подпись  имеет значение, следует достаточно внимательно относиться к использованию факсимиле, которое регулируется ч.3 ст. 207 ГК Украины: использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического, электронного или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства или по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.

На что здесь следует обратить особое внимание. Первое, эта норма также говорит о возможности использования факсимиле, но только при  совершении сделок.  И второе, перед использованием факсимиле необходимо письменное соглашение, которое должно  быть собственноручно подписано сторонами.

Некоторые рекомендации

Если предприятие имеет множество контрагентов, поставляющих товары, а поставки подтверждаются первичными документами, то идеальным было бы получение от контрагентов  нотариально оформленных доверенностей от контрагентов с указанием в доверенности лиц,  уполномоченных на подписание первичных документов, иных документов, имеющих правовое значение. При нотариальном удостоверении доверенности  нотариус проверит (в любом случае обязан это сделать)  Устав предприятия, дееспособность и полномочия лица, подписывающего нотариально оформленную доверенность, и его личность, что значительно снизит риски.

Возможно, также получить от контрагента (то есть другого  предприятия) доверенность, оформленную им самим. Но в этом случае работникам предприятия самостоятельно придется проверять все те обстоятельства, которые  проверяет нотариус.