В яких випадках суд може відмовити у реєстрації документа, поданого через Електронний суд

Як писала «Судово-юридична газета», відсьогодні, 5 жовтня, в Україні можна подавати документи до суду через «Електронний суд» офіційно.

Так, офіційно почали працювати три підсистеми (модулі) ЄСІТС:

• Електронний кабінет
• Електронний суд
• Підсистема відеоконференцзв’язку.

У ДСА, коментуючи запуск з 5 жовтня 2021 року можливості офіційно подавати документи через «Електронний кабінет» до суду, зауважували, що тепер суди не зможуть відмовляти у прийнятті таких документів (як це могло мати місце раніше, коли «Електронний суд» працював у «пілотному» режимі).

Разом із тим, така можливість у судів існує.

Випадки, коли у суді можуть не зареєструвати поданий засобами «Електронного суду» документ, визначаються у Положенні про окремі підсистеми (модулі) ЄСІТС та у відповідній Інструкції користувача, яку профільне підприємство ДСА – ДП «Центр судових сервісів» затвердило 22 вересня 2021 року.

Як зазначається у Положенні (п. 39), документи, що надійшли через Електронний суд, реєструються судами, іншими органами та установами в системі правосуддя в день їх надходження упродовж робочого дня або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, за загальними правилами реєстрації вхідної кореспонденції, визначеними Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та  відповідними інструкціями з діловодства в судах чи в інших органах та установах у системі правосуддя.       

В той же час відповідальний працівник суду або інших органу чи установи в системі правосуддя перед реєстрацією документів, що надійшли в електронній формі, повинен переконатися в тому, що такий документ доступний для перегляду.          

У разі неможливості відкрити (переглянути) документ він не реєструється, про що складається відповідний акт, примірник якого разом з відповідним повідомленням надсилається особі.

У разі реєстрації отриманого документа до Електронного кабінету користувача автоматично надсилається відповідне повідомлення. В іншому випадку надсилається повідомлення із зазначенням причини відмови в реєстрації документа.

В свою чергу, в Інструкції користувача підсистеми «Електронний суд» ЄСІТС прописано, як формується відмова в реєстрації заяви в рамках документообігу спеціалізованих судів:

«13.8.1. У випадку, якщо файли Заяви ЕС не читабельні, суд має можливість відмовити в реєстрації такої Заяви ЕС.

13.8.2. Для відмови в реєстрації Заяви ЕС, користувачу необхідно натиснути на кнопку «Відмовити в реєстрації» яка міститься на панелі інструментів «Реєстру заяв Електронного суду» та у формі «Відмовити в реєстрації» в полі «Причина відмови в реєстрації» обрати необхідне значення та натиснути «Підтвердити».

13.8.3. У формі поля «Причина відмови в реєстрації» реалізовано випадаючий список, обов'язковий для заповнення. Значення довідника:

- «Відмова у реєстрації тестової заяви»;

- «Відмова у реєстрації, оскільки документ не доступний для перегляду»;

- «Відмова у реєстрації, оскільки документ адресований до іншого органу та помилково надійшов до іншого суду»;

- «Інше».

13.8.4. Якщо обрано значення «Інше», то у формі відмови розблоковує поле текстового типу, що розташоване нижче. Поле обов'язкове для заповнення.

13.8.5. Текстове поле розраховане на введення 250 символів.

13.8.6. Після натиснення на кнопку «Підтвердити» інформацію про відмовлення у реєстрації заяви можна переглянути у відповідній колонці «Причина відмови в реєстрації».

В свою чергу, для загальних судів прописано трохи інший порядок відмови:

«14.2. Реєстрація заяв, що надіслані з Кабінету користувача ЕС, до суду

14.2.1. Для реєстрації заяви, що надійшла через ЕС, необхідно натиснути на кнопку «Зареєструвати вхідний документ», яка міститься на панелі інструментів закладки «Реєстр» або в контекстному меню реєстру «Незареєстровані документи електронного суду».

14.2.2. Після натискання вказаної кнопки системою буде відкрита реєстраційна картка вхідного документу на обрану заяву ЕС.

14.2.3. До реєстраційної картки вхідного документу заяви з ЕС в поле «Від кого» автоматично буде перенесено інформацію щодо користувача, яким було направлено вказану заяву до суду.

14.2.4. У відповідності до типу судочинства шаблону Заяви з ЕС система автоматично заповнить поле «Реєстраційний тип документу». Зазначене поле доступне для редагування працівникам суду.

14.2.5. Процедура реєстрації Заяви з ЕС завершується шляхом натискання кнопки «Так» реєстраційної картки вхідного документу, попередньо заповнивши всі необхідні пункти зазначеної картки (за необхідністю).

14.2.6. Зареєстровану Заяву з ЕС буде переміщено системою в реєстр «Документи електронного суду» автоматично.

14.2.7. Перед реєстрацією Заяви ЕС, необхідно виконати наступні дії:

- Перевірити підпис відправника Заяви ЕС за допомогою функціоналу «Хто підписав» контекстного меню «Підпис» фрейму «Прикріплені файли» реєстру «Незареєстровані документи електронного суду».

- Перевірити коректність відкриття файлів Заяви ЕС (документ має бути читабельним).

У випадку, якщо файли Заяви з ЕС нечитабельні, суд має можливість відмовити в реєстрації такої Заяви ЕС.

14.2.8. Для відмови в реєстрації Заяви з ЕС необхідно натиснути на кнопку «Відмовити в реєстрації» яка міститься на панелі інструментів закладки «Реєстр» або в контекстному меню реєстру «Незареєстровані документи електронного суду» та у формі «Відмовити в реєстрації» в полі «Причина відмови» обрати необхідне значення та натиснути «ОК».

14.2.9. Заяву з ЕС, якій відмовлено в реєстрації буде переміщено системою в реєстр «Відмовлено в реєстрації» автоматично».

Окрім того, цікаво, що для спеціалізованих судів прописано обов’язок працівників суду щодо належного сканування документів (хочу у Положенні прописується, що працівники суду сканують такі документи «за наявності можливості):

«13.7. Обов’язок працівників суду щодо належного сканування документів та їх прикріплення до реєстраційних карток.

13.7.1. У разі надходження до суду додаткових матеріалів по справі в паперовому вигляді, вони мають бути оцифровані належним чином. Детальна інструкція по прикріпленню файлів описана в інструкції «Сканування судових справ (матеріалів) та прикріплення додатків в КП «ДСС»». Відсканована паперова форма документу має бути прикріплена до відповідної реєстраційної картки вхідного документу що надійшов для можливості ознайомлення учасниками судового процесу з матеріалами справи поза межами приміщення суду.

13.7.2. Своєчасне оцифровування паперових форм документів є важливою складовою ведення діловодства для оперативного ознайомлення та, як наслідок, недопущення пропуску процесуальних строків подачі документів сторонами судового процесу. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, не пізніше наступного робочого дня. До реєстраційної картки додається копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файлу».

Підписуйтесь на наш Telegram-канал та на Twitter, щоб бути в курсі найважливіших подій.