Типові помилки державних реєстраторів, які можна оскаржити до суду

У 2015–2016 роках в Україні проведено реформу системи державних реєстрів, у результаті якої припинила існування централізована державна реєстраційна служба, а її повноваження були делеговані максимально широкому колу суб’єктів: реєстраторам органів місцевої влади, державних та комунальних підприємств. На додаток до двох тисяч державних реєстраторів, право вчиняти реєстраційні дії отримали декілька тисяч нотаріусів. При цьому Міністерство юстиції України залишилося лише держателем відповідних реєстрів, адміністрування яких здійснює підпорядковане йому державне підприємство.

Як показала практика, особи, які отримали повноваження реєстраторів, частенько виявлялися непідготовленими до такої роботи та припускалися великої кількості різноманітних помилок. Внаслідок цього Мін’юст почав блокувати реєстраторів та нотаріусів, отримавши у відповідь масу судових рішень про розблокування доступу до реєстрів.

Більша частина помилок виникли через відсутність чіткого нормативного регулювання, неправильне користування програмним забезпеченням реєстрів, технічні проблеми (збої) в роботі реєстрів, а також у деяких випадках внаслідок умисних дій державних реєстраторів.

Помилки при державній реєстрації речових прав на нерухоме майно

• Відсутність у заяві, відповідному розділі Державного реєстру речових прав на нерухоме майно електронних копій документів, поданих для проведення реєстраційних дій, шляхом сканування

Реєстратори, трапляється, не виконують обов’язок щодо долучення до Державного реєстру речових прав електронних копій документів, на підставі яких прийняте рішення про реєстрацію. Відсутніми можна вважати і сканкопії чистих аркушів — із зображенням настільки поганої якості, що неможливо встановити зміст документа, а також копії частини аркуша документа.

• Порушення послідовності дій під час проведення державної реєстрації речових прав та їх обтяжень, внесення змін до Державного реєстру прав, а також внесення змін без відповідного рішення суду у зв’язку з технічною помилкою у разі, якщо помилка в реєстрі впливає на права третіх осіб, або нездійснення окремих дій, передбачених законодавством

Усі записи до Державного реєстру прав слід вносити на підставі прийнятого рішення з дотриманням встановленої процедури, а саме: реєстрація заяви; сканування документів; формування пошуку заяв у базі даних Державного реєстру прав з метою встановлення черговості розгляду заяв, наявності підстав для зупинення державної реєстрації; формування пошуку зареєстрованих прав та обтяжень з метою встановлення відсутності підстав для зупинення розгляду заяви, для відмови в державній реєстрації прав; прийняття та формування/збереження друкованого образу рішення, витягу для подальшого використання заявником.

Зміни до записів не можна вносити з дотриманням встановленої процедури навіть за заявою власника, іншого правонабувача, обтяжувача в разі, якщо помилка в реєстрі впливає на права третіх осіб. У такому випадку зміни до Державного реєстру вносяться виключно на підставі відповідного рішення суду.

• Відсутність сформованих пошуків у базі даних заяв Державного реєстру прав для встановлення черговості розгляду заяв, наявності або відсутності підстав для зупинення державної реєстрації, відсутність сформованих пошуків відомостей у Державному реєстрі прав, у тому числі в його архівних частинах, або здійснення некоректних пошуків.

Першим етапом розгляду кожної заяви та одним з етапів проведення державної реєстрації є встановлення черговості розгляду заяв, зареєстрованих у базі даних заяв Державного реєстру прав шляхом формування відомостей.

Необхідність проведення пошуку заяв (рішень судів або заяв власника про заборону вчинення реєстраційних дій) обумовлена тим, що після вчинення попередніх пошуків для посвідчення правочину та до моменту реєстрації заяви внаслідок вчинення правочину є проміжок часу, протягом якого може бути зареєстровано заяву власника або рішення суду про заборону вчинення реєстраційних дій, іншу заяву щодо цього об’єкта нерухомого майна.

Непоодинокими є випадки, коли державні реєстратори не здійснюють необхідну та достатню перевірку відомостей про зареєстровані права та їх обтяження, що має наслідком порушення прав та законних інтересів третіх осіб. Наразі законодавством не встановлено, у яких випадках здійснювати пошуки за конкретними ідентифікаторами обов’язково. Деякі ідентифікатори пошуку є вузькими, їх застосування не відображає інформацію у спеціальному розділі, архівних складових Державного реєстру прав. Іноді застосування символів розширює параметри пошуку, а одночасне застосування кількох параметрів (наприклад, ПІБ та ІПН, найменування юридичної особи та адреси ОНМ), навпаки, звужує.

Відомі також випадки порушення державними реєстраторами вимоги законодавства щодо перенесення до відкритого розділу зареєстрованих похідних прав та обтяжень.

• Проведення державної реєстрації речових прав без підтвердження державної реєстрації прав до 01.01.2013

На державного реєстратора покладено обов’язок до прийняття рішення про реєстрацію встановлювати відсутність суперечностей між заявленими та вже зареєстрованими речовими правами на нерухоме майно та їх обтяженнями. Тому для прийняття рішення про державну реєстрацію права власності у зв’язку з внесенням до статутного капіталу об’єкта нерухомого майна, запис про право власності на який відсутній у Державному реєстрі прав та Реєстрі прав власності на нерухоме майно, державний реєстратор зобов’язаний перевірити інформацію про зареєстроване право власності на такий об’єкт на паперових носіях.

• Відсутність сформованого витягу з Державного реєстру прав про проведену державну реєстрацію прав

Процедура державної реєстрації речового права або обтяження завжди закінчується формуванням витягу з урахуванням строку державної реєстрації, за який сплачено адміністративний збір. Витяг формується за тією заявою, на підставі якої проведено державну реєстрацію. Цей обов’язок державного реєстратора не залежить від часу фактичного звернення заявника за отриманням документів за результатом проведеної державної реєстрації. Тому формування витягу за збігом строку державної реєстрації є порушенням вимог законодавства.

• Порушення вимог до оформлення рішень державними реєстраторами прав на нерухоме майно

Рішення державних реєстраторів прав на нерухоме майно (далі — рішення) оформлюються за допомогою програмних засобів ведення Державного реєстру речових прав на нерухоме майно (далі — Державний реєстр прав). Вимоги до оформлення рішень державними реєстраторами прав на нерухоме майно затверджені наказом Міністерства юстиції України №3276/5 від 21.11.2016.

• Порушення строків, визначених Законом

Законом «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» встановлений інший, ніж передбачений Цивільним кодексом України, початок перебігу строку проведення державної реєстрації прав, а саме:

• строк, визначений у днях, обраховується з дня реєстрації відповідної заяви в Державному реєстрі прав,
• строк, визначений у годинах, обраховується з часу реєстрації відповідної заяви в Державному реєстрі прав.

Саме тому порушенням буде здійснення державної реєстрації, наприклад, за заявою про внесення змін наступного дня після реєстрації заяви.

Законом визначена прив’язка кінцевого строку здійснення державної реєстрації до видачі документів за результатом розгляду заяви. При цьому мова не йде про видачу паперового носія, оскільки рішення та витяг з Державного реєстру прав видаються в електронній формі, а за бажанням заявника також у паперовій формі. Кінцевою технічною дією в алгоритмі проведення процедури державної реєстрації є формування витягу чи прийняття рішення про відмову в державній реєстрації прав.

• Порушення вимог щодо території здійснення повноважень проведення державної реєстрації речових прав на нерухоме майно

Державна реєстрація права власності та інших речових прав проводиться незалежно від місцезнаходження нерухомого майна у межах Автономної Республіки Крим, області, міст Києва та Севастополя. На підставі рішення Міністерства юстиції України державна реєстрація права власності та інших речових прав може проводитися в межах декількох адміністративно-територіальних одиниць, визначених в абз. 1 цієї частини.

Київ має спеціальний статус і не належить до Київської області. Відповідно, державний реєстратор суб’єкта державної реєстрації у Києві, нотаріус Київського міського нотаріального округу не має права вчиняти державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно (не у зв’язку з вчиненням нотаріальної дії), розташоване в Київській області.

Державна реєстрація обтяжень речових прав проводиться незалежно від місцезнаходження нерухомого майна.

Законом прямо не передбачено, за яким принципом щодо територіальності необхідно проводити скасування записів Державного реєстру прав та хто це повинен робити. Мін’юст впевнений, що скасування державної реєстрації прав або скасування рішення державного реєстратора необхідно проводити за територіальним принципом.

Деякий час недобросовісні реєстратори обходили територіальні обмеження за допомогою відкриття філій у віддалених населених пунктах, але потім уряд скасував можливість здійснювати державну реєстрацію філіями юридичних осіб публічного права.

• Порушення вимог щодо розміру адміністративного збору, який сплачується за проведення державної реєстрації прав та їх обтяжень

Трапляється, що державні реєстратори для реєстрації заяви приймають оплату адміністративного збору у меншому розмірі, ніж передбачено Законом, проводять державну реєстрацію у скорочені строки без отримання документа про сплату адміністративного збору в повному обсязі, що дуже дратує Мін’юст.

Згідно з ч. 7 ст. 34 Закону, безпідставним є отримання оплати з кожного співвласника у разі надання однієї послуги у сфері державної реєстрації прав одночасно усім співвласникам нерухомого майна.

• Порушення обов’язку перевірки (використання) даних єдиних та державних реєстрів, зокрема Державного земельного кадастру та Єдиного реєстру документів, Єдиного державного реєстру судових рішень

Законом «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» передбачено обов’язок державного реєстратора використовувати відомості Державного земельного кадастру та Єдиного реєстру документів, а також відомості, отримані у порядку інформаційної взаємодії Державного реєстру прав з Єдиним державним реєстром судових рішень (ЄДРСР). Зазначені положення внесені в Закон для запобігання використання підроблених судових рішень. Реєстратори ж не завжди перевіряють автентичність наданих рішень або взагалі їх наявність у електронному реєстрі.

У разі відсутності рішення суду в ЄДРСР державний реєстратор прав на нерухоме майно запитує копію такого рішення суду від відповідного суду. Направлення запиту до суду про отримання копії рішення суду є підставою для зупинення розгляду заяви про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень.

• Неповне внесення до відповідних записів Державного реєстру прав інформації щодо відповідного об’єкта нерухомого майна

Записи, що містяться у Державному реєстрі прав, повинні відповідати відомостям, що містяться в документах, на підставі яких проведені реєстраційні дії. Проте Мін’юст, аналізуючи результати проведення камеральних перевірок, встановив, що державні реєстратори вносять неповну інформацію до Державного реєстру прав під час проведення реєстраційних дій.

До заяви державні реєстратори часто не вносять інформацію щодо уповноваженої особи та документа, що посвідчує її повноваження; загальну, житлову площу, кількість кімнат; складові будинків та домоволодінь; кадастровий номер земельної ділянки, на якій розташоване майно; дату та найменування органу, який провів державну реєстрацію земельної ділянки; інформацію про утворення об’єкта нерухомого майна в результаті поділу, виділу, об’єднання.

• Здійснення державної реєстрації прав за неналежною особою, в тому числі зазначення органу державної влади, місцевого самоврядування власником майна державної, комунальної форми власності, державної реєстрації речових прав та їх обтяжень на підставі заяви уповноваженої особи заявника без відповідних повноважень, неправильне зазначення особи заявника/суб’єкта права у заяві

Поширеним порушенням є проведення державної реєстрації права державної або комунальної власності на ім’я підприємства, установи, яким це майно належить на праві повного господарського відання або оперативного управління. Такими діями фактично проводиться заміна власника нерухомого майна.

Помилково зазначають спадкоємця уповноваженою особою померлого, незважаючи на те, що заявником є спадкоємець, а суб’єктом права — спадкодавець. Під час державної реєстрації права власності в результаті видачі свідоцтва про право на спадщину заявником та суб’єктом права є спадкоємець.

• Державна реєстрація речових прав та їх обтяжень на об’єкти нерухомого майна, які не підлягають державній реєстрації згідно зі ст. 5 Закону

Державні реєстратори нерідко здійснюють реєстрацію речових прав та їх обтяжень щодо об’єктів нерухомого майна, які не підлягають державній реєстрації, а саме: залізничних колій, кабельних ліній, свердловин, малих архітектурних форм, а також тимчасових некапітальних споруд. Це при тому, що не підлягають державній реєстрації речові права та їх обтяження на корисні копалини, рослини, а також на малі архітектурні форми, тимчасові, некапітальні споруди, розташовані на земельній ділянці, переміщення яких можливе без їх знецінення та зміни призначення, а також окремо на споруди, що є приналежністю головної речі або складовою частиною речі, зокрема на магістральні та промислові трубопроводи (у тому числі газорозподільні мережі), автомобільні дороги, електричні мережі, магістральні теплові мережі, мережі зв’язку, залізничні колії.

• Порушення вимоги Закону щодо одночасної державної реєстрації похідних речових прав на земельні ділянки, право власності на які виникло та оформлене в установленому порядку до 01.01.2013, та права власності на такі земельні ділянки, а також вимоги щодо реєстрації однієї заяви під час державної реєстрації прав на будинок, будівлю, споруду та земельну ділянку, на якій вони розташовані, та земельну ділянку за однією особою

Державна реєстрація похідного речового права на земельну ділянку, право власності на яку виникло та оформлено в установленому порядку до 01.01.2013, здійснюється одночасно з державною реєстрацією права власності на таку земельну ділянку (крім випадків, коли право власності на таку земельну ділянку вже зареєстроване в Державному реєстрі прав) на підставі заяви про державну реєстрацію прав.

Державна реєстрація права власності на земельну ділянку у разі подання заяви про державну реєстрацію прав набувачем похідного речового права на таку земельну ділянку може здійснюватися без подання заявником документа, на підставі якого виникло право власності, за умови наявності інформації про зареєстровану земельну ділянку в Державному земельному кадастрі та до моменту автоматизованого перенесення до Державного реєстру прав записів (відомостей) про речові права та обтяження на земельні ділянки з Державного реєстру земель.

На практиці можливі ситуації, коли державні реєстратори ігнорують зазначені вимоги та проводять державну реєстрацію похідних речових прав на земельні ділянки без проведення державної реєстрації права власності на ці земельні ділянки за власником (реєстрація у спецрозділі Державного реєстру прав).

Причиною допущення таких порушень є фактична відсутність автоматизованого перенесення до Державного реєстру прав записів (відомостей) про речові права та обтяження на земельні ділянки, здійснені до 01.01.2013, з Державного реєстру земель, відсутність належної перевірки відомостей Державного земельного кадастру.

• Проведення державної реєстрації прав за відсутності необхідних документів або на підставі неналежних документів (документів, що не встановлюють речові права та їх обтяження, за відсутності відповідних документів, за наявності суперечності інформації у поданих документах і тих, які містяться в Державному реєстрі прав)

Поширені випадки проведення державної реєстрації прав та їх обтяжень на підставі документів, які містять суперечності. Наприклад, за наявності різної інформації про технічну характеристику у технічному паспорті та зареєстрованій на підставі такого технічного паспорта декларації про готовність до експлуатації об’єкта нерухомості; різної інформації у відомостях щодо об’єкта нерухомого майна у записі Державного реєстру прав та у технічному паспорті (за відсутності документа, що засвідчує прийняття в експлуатацію закінченого будівництвом об’єкта, якщо зміна технічних характеристик об’єкта нерухомого майна відбулася у зв’язку з проведенням будівельних робіт, що відповідно до законодавства потребують отримання дозволу на їх проведення); різного написання прізвища, ім’я, по батькові суб’єкта права або обтяження у документах та паспорті; різної інформації у системній папці (документах забудовника) та документах, поданих інвестором будівництва.

• Видалення записів Державного реєстру прав (розділів, записів про речові права, обтяження, заяв тощо)

Вилучення будь-яких документів або частин Державного реєстру прав не допускається, крім випадків, передбачених законом. Внесення будь-яких змін до Державного реєстру прав можливі лише за заявою власника чи іншого правонабувача, обтяжувача.

З аналізу вищезазначених норм чинного законодавства вбачається, що видалення будь-яких записів Державного реєстру прав без відповідного рішення суду заборонено. У разі, якщо помилка в реєстрі впливає на права третіх осіб, зміни до Державного реєстру прав вносяться на підставі відповідного рішення суду.

Помилки при державній реєстрації юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань

1. Порушення вимог щодо обов'язку долучення електронних копій документів (сканкопій), виготовлення сканкопій до завершення реєстраційної дії, долучення нечітких сканкопій

Недодання електронних копій, поданих для державної реєстрації документів, виготовлення їх після завершення реєстраційної дії, виготовлення нечітких сканкопій є порушенням вимог законодавства.

2. Порушення строку державної реєстрації

Грубим порушенням є проведення реєстраційних дій поза межами строків розгляду документів.

3. Проведення державної реєстрації без оплати адміністративного збору

Несплата або сплата не в повному обсязі адміністративного збору є підставою для зупинення розгляду документів. При цьому здійснення державної реєстрації у скорочені строки без отримання відповідної оплати адміністративного збору є грубим порушенням.

4. Здійснення державної реєстрації за наявності підстав для зупинення розгляду документів

Поширеним порушенням є здійснення державної реєстрації за наявності таких підстав для зупинення державної реєстрації, як:

• невідповідність документів вимогам Закону «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань» (неповне заповнення полів реєстраційної картки, викладення документів іноземною мовою, відсутність нотаріального посвідчення справжності підписів, відсутність у рішенні про внесення змін до відомостей про юридичну особу рішення про надання повноважень особі щодо підписання нової редакції статуту, відсутність рішення про затвердження нової редакції статуту в рішенні про внесення змін до відомостей про юридичну особу, що містяться у Єдиному державному реєстрі (протоколі) тощо);
• невідповідність відомостей реєстраційної картки і рішення;
• подання документів не в повному обсязі.

5. Здійснення державної реєстрації за наявності підстав для відмови у державній реєстрації

Найчастіше державними реєстраторами порушуються вимоги законодавства про реєстрацію у разі:

• припинення юридичних осіб за наявності заборон, зокрема наявності заборгованості зі сплати податків, страхових зборів тощо;
• здійснення державної реєстрації на підставі судового рішення за відсутності його електронної копії у ЄДРСР та відповіді на запит державного реєстратора;
• подання документів особою без підтвердження відповідних повноважень;
• подання документів, зміст яких суперечить вимогам Конституції та законів України.

Раніше «Судово-юридична газета» інформувала, що на пленарному засіданні Верховної Ради розглянуть проект закону №8602 «Про публічні електронні реєстри».

Також ми писали, чому станом на 1 березня повноцінно не запрацювала ЄСІТС.